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    Kick Off: cos'è e 4 consigli per un meeting di successo

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    Elia Tabuenca García
    @eliatabuencagarcia
    Autore e riferimenti
    Kick Off: cos'è e 4 consigli per un meeting di successo

    di Team AllYourVideogames | 2 febbraio 2022 | Notizie |


    O Inizio (o kick-off) è un incontro che si svolge nel periodo iniziale di un progetto con l'obiettivo di allineare tutte le informazioni tra le parti interessate, ovvero: cliente, business manager e dipendenti che fanno parte del tuo team. 

    Nella pratica gestionale, Kick Off è una fase di pianificazione in cui vengono discussi la struttura del progetto, gli obiettivi, le scadenze e le linee guida. 



    Questo incontro è essenziale per il buon avvio del progetto. Pertanto, deve avere molte informazioni. Devono essere chiari e obiettivi per facilitare la comprensione dei professionisti.

    Kick Off è molto importante a lungo termine, poiché tutti sanno in modo profondo quali sono le loro responsabilità all'interno del progetto. Ciò riduce la quantità di errori e aumenta la probabilità di raggiungere gli obiettivi. 

    Non è esagerato affermare che i progetti che non hanno Kick Off come base hanno maggiori probabilità di fallire. Questo perché non tutti sono allineati con le proposte, generando rilavorazioni, ritardi e stress. 

    Vuoi saperne di più informazioni su Kick Off?

    In questo articolo, spiegheremo i vantaggi di questo tipo di riunione, qual è la struttura più appropriata, come avere una riunione di successo, tra le altre questioni. Azione supplementare! 

    Ulteriori informazioni: 4 strategie di relazione con i clienti per migliorare il tuo business

    Quali sono i vantaggi di Kick Off?

    Il rapporto PMI Pulse of the Profession 2022 ha elencato i cinque motivi per cui un progetto non riesce a raggiungere i risultati desiderati. 

    La prima posizione nella classifica è occupata dai cambiamenti nelle priorità delle organizzazioni (41%), seguiti da una raccolta di informazioni imprecisa (39%) e dai cambiamenti negli obiettivi dei loro progetti (36%). 




    Lo studio mostra anche che punti di vista o obiettivi inappropriati (30%); oltre alla comunicazione inadeguata (30%) completa anche l'elenco. 

    Sulla base di questo studio, è possibile concludere che tutti i colli di bottiglia potrebbero essere risolti con un incontro di kick off. 

    Dopotutto, riesce ad allineare obiettivi e traguardi; definire un piano d'azione e garantire il coinvolgimento delle persone coinvolte. 

    Quale dovrebbe essere la struttura del Kick Off meeting?

    D'ora in poi, mostreremo un esempio di presentazione iniziale. Di solito contiene otto passaggi e può essere applicato per allineare tutti i dettagli del progetto. 

    Tuttavia, è essenziale chiarire che questa struttura non è fissa. Avrai accesso a un esempio che può servire da ispirazione per la tua routine.

    Il nostro obiettivo è farti capire chiaramente come adattare il documento alla realtà della tua azienda. 

    Un kick off generalmente contiene la seguente struttura:

    • Introduzione;
    • Contesto e obiettivi;
    • Ambito del progetto;
    • Pianificazione;
    • Divisione delle funzioni;
    • Collaborazione;
    • Prossimi passi;
    • Domande.

    Introduzione 

    È l'inizio dell'incontro. È tempo di "rompere il ghiaccio" e fare spazio a tutte le persone coinvolte per presentarsi. 

    Un progetto kick-off può avere, in un'unica stanza, persone che non hanno mai avuto contatti. Quindi, è un ottimo sbocco per creare una connessione con tutti.

    Questo perché il calcio d'inizio viene utilizzato anche per creare fiducia, che è fondamentale per il successo del progetto. 


    In questo momento, il dialogo non dovrebbe affrontare questioni relative al progetto. Dovrebbe essere visto come qualcosa di leggero, come parlare del clima della città, della regione in cui ognuno vive in città, tra le altre questioni. 



    Calcio d'inizio e obiettivi

    Nella fase successiva, l'obiettivo è quello di condividere il backstage del progetto, ovvero i motivi per cui è stato creato. Così, tutti capiscono perché l'iniziativa è stata presentata. 

    Un consiglio interessante è quello di utilizzare le caratteristiche dell'azienda per evidenziare quanto sia prezioso il progetto per l'impresa. 

    Tuttavia, ti consigliamo di prestare particolare attenzione quando condividi informazioni con altri. Devono essere trasmessi direttamente in modo che le persone coinvolte possano concentrarsi sul contenuto. La proposta di progetto è un'altra questione importante da dettagliare in questo momento. 

    Ambito di lancio del progetto

    Il passo successivo è la stesura del piano d'azione. Inizi disegnando un quadro dei risultati finali che devono essere completati per raggiungere gli obiettivi desiderati. 

    Per evitare problemi, fare una breve descrizione delle richieste che sono più importanti in quel momento, la scadenza, gli indicatori che verranno verificati, tra le altre questioni. 

    Il team può fare diverse riflessioni per aiutarlo nel processo decisionale:

    • Quali attività sono necessarie per raggiungere gli obiettivi? 
    • La scadenza è rigida? 
    • Quali sono gli elementi che rendono un progetto vincente? 

    Le discussioni aiuteranno a sviluppare l'ambito del progetto, che si svilupperà naturalmente. Ciò impedirà rielaborazioni e discussioni a lungo termine. 

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    Pianificazione 

    In questo passaggio, dovresti prendere la bozza dei risultati finali e descrivere completamente le richieste e quali risorse sono necessarie per costruire una roadmap efficiente. 



    La pianificazione è il periodo in cui viene stabilito il percorso più appropriato per raggiungere gli obiettivi prefissati. Questa è una fase che aiuta a prevenire aggiustamenti e continui dibattiti, due elementi che possono danneggiare qualsiasi progetto. 


    È importante sviluppare la tabella di marcia secondo la scadenza stabilita nell'ambito di applicazione. In questo modo il progetto partirà organizzato e strutturato in modo che tutto sia completato entro il termine stabilito. 

    Per semplificare la visualizzazione della tabella di marcia, utilizzare carta e penna o un software. In questo modo, lo sviluppo del progetto può avvenire con meno problemi. 

    Divisione delle funzioni

    Quindi scegli chi sarà responsabile di ogni fase. Anche in questo caso, lo sviluppo visivo della roadmap può aiutarti nell'organizzazione poiché puoi trovare i nomi degli stakeholder più rapidamente.

    Non è mai troppo ricordare quanto sia importante prestare particolare attenzione quando si separano le funzioni in modo che ci sia un equilibrio, evitando che qualcuno venga sovraccaricato. 

    Compiti eccessivi possono influire sulla produttività, sulla demotivazione dei dipendenti, sulla qualità e sui tempi di consegna. 

    Colaboração 

    È il periodo in cui definisci come la tua squadra può agire in modo più deciso e unito. 

    A questo punto, stabilisci la struttura delle riunioni per monitorare lo sviluppo del team, oltre a discutere di come possono essere collegati i lavori e di come ogni membro del team può aiutarsi a vicenda. 

    I prossimi passi 

    Questo passaggio è uno dei più semplici. È necessario definire quali saranno i prossimi passi dopo l'incontro.

    Inoltre, vale la pena chiedere alle persone coinvolte quali considerano i prossimi passi. 


    Domande

    Ultimo ma non meno importante, riserva una parte alle domande. Tutti i partecipanti devono lasciare la riunione in linea con tutte le fasi del progetto. 

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    La presentazione nell'argomento precedente è un ottimo modo di come dovrebbe essere un incontro di questo modello.

    Tuttavia, ci sono altri elementi essenziali che aiutano nello sviluppo di Kick Off:

    1. Usa la grafica a tuo vantaggio 

    La struttura dell'argomento precedente non è una regola. Il responsabile dell'incontro può organizzarlo e costruirlo secondo la realtà della sua azienda. Il punto chiave è che tutti gli argomenti devono essere affrontati secondo un piano e adattati insieme secondo la struttura definita. 

    Puoi anche utilizzare le diapositive per presentare il materiale. La visualizzazione delle fasi, quindi, fa raddoppiare l'attenzione dei collaboratori in relazione al contenuto. 

    Un altro consiglio è cercare modi per interagire con i partecipanti. Pertanto, avranno focus e la possibilità di condividere vari punti di vista. 

    2. Condividi le informazioni in modo chiaro 

    Se le spiegazioni non sono chiare e obiettive, è probabile che i partecipanti abbiano domande dopo la riunione.

    Se non sei sicuro della qualità del materiale presentato, chiedi a qualcun altro di rivedere il contenuto. In questo modo avrai più sicurezza in questo momento importante. 

    3. Documentare tutte le informazioni 

    La documentazione è un altro passaggio che non può essere saltato. Pertanto, chiedi a qualche partecipante di essere responsabile della scrittura di tutti i dati.

    Ciò è essenziale, perché impedisce la perdita di dati rilevanti a causa della mancata registrazione. 


    4. Chiudete la riunione con grazia 

    Contrariamente a quanto la maggior parte delle persone immagina, la chiusura non dovrebbe essere sempre con domande.

    Oltre a chiarire i dubbi, puoi concludere l'incontro motivando i partecipanti in modo che il progetto si svolga senza intoppi e con concentrazione. 


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