di Team AllYourVideogames | 2 dic 2022 | Imprenditorialità |
Conosci il sistema BPMS e quali sono i principali vantaggi nell'utilizzarlo? Incentrato sul miglioramento e sul miglioramento continuo delle procedure di un'organizzazione, il sistema BPMS può essere una delle migliori opzioni disponibili sul mercato, se sai scegliere correttamente. Per aiutarti, in questo post separiamo tutto ciò che devi sapere sul sistema BPMS, quindi dai un'occhiata in dettaglio di seguito.
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BPMS che cos'è?
L'acronimo per il sistema BPMS, in inglese, significa Business Process Management Suite, che tradotto in portoghese sarebbe qualcosa come "gestione dei processi aziendali". I BPMS sono emersi alcuni anni fa a seguito dell'utilizzo di sistemi di gestione integrati e delle loro implementazioni, noti come ERP.
L'obiettivo principale è quello di realizzare l'integrazione delle strategie aziendali ai principali desideri che emergono dai clienti, facendo ciò attraverso un'efficiente amministrazione dei processi necessari. Pertanto, il sistema BPMS consente all'utente di effettuare analisi, definizioni, monitoraggio, esecuzione e gestione di processi che possono aumentare la competitività dell'azienda.
Andando oltre, il sistema BPMS può anche essere visto come una disciplina di gestione che affronterà i principi ei metodi di gestione delle attività aziendali. D'altra parte, non si tratta di una struttura o di una metodologia aziendale, ma delle capacità dell'azienda.
Immagine: Idea di consulenza
Il sistema BPMS ha alcuni passaggi per poter funzionare perfettamente, sono: standardizzazione, mappatura, ottimizzazione e miglioramento dei processi. Tutti questi passaggi derivano da azioni che servono a migliorare e aumentare le prestazioni delle procedure, generare risultati positivi e identificare opportunità. Ma in più, questo sistema riduce anche rischi e costi, sviluppa la capacità dei professionisti di risolvere i problemi e aumenta l'efficienza dei dipendenti dell'azienda.
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Quali sono i maggiori vantaggi del sistema BPMS?
Immagine: Sydle
La tua organizzazione può sfruttare diversi modi di utilizzare il sistema BPMS, che appaiono tutti nel tempo nell'applicazione. I professionisti che applicano questi sistemi possono avere i seguenti vantaggi:
- Notevole aumento della produttività sul lavoro;
- I processi avranno una maggiore trasparenza, facilitando e migliorando notevolmente il lavoro;
- La comunicazione internet dell'azienda migliorerà notevolmente, aumentando così la produttività di tutti i suoi settori;
- Sarà inoltre migliorata la qualità del servizio, a vantaggio non solo dei dipendenti, ma anche di tutti i clienti;
- La motivazione dei dipendenti sarà incrementata, insieme alla produttività individuale di ciascuno e, di conseguenza, il miglioramento del rapporto tra dipendenti e clienti;
- Una cultura dell'empatia finisce per essere sviluppata dall'azienda e dai suoi dipendenti;
- Verrà inoltre sviluppata una scienza degli indicatori di performance, in grado di monitorare la produttività di ciascun settore e dipendente;
- La società avrà maggiore efficacia nelle attività di controllo, potendo osservare da vicino tutto ciò che sta accadendo;
- Uno dei principali vantaggi offerti dal sistema BPMS è l'informatizzazione e l'automazione dei processi aziendali;
- Le rilavorazioni verranno eliminate, risparmiando tempo e materiali con correzioni di servizio o altri tipi di problemi;
- I risultati ottenuti con i servizi appariranno molto più veloci del solito;
- I costi operativi saranno ridotti considerevolmente, il che migliora l'aspetto finanziario dell'azienda;
- Meno possibilità che superiori e dipendenti prendano decisioni sbagliate coinvolgendo l'azienda con il sistema;
- L'azienda avrà una migliore sicurezza dei dati, riducendo le possibilità di fuga di informazioni. Nel caso della sicurezza e protezione delle informazioni, questo sarà più efficiente con l'uso della crittografia attraverso l'automazione dei processi.
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Quali sono le maggiori differenze tra BPM, ERP e CRM?
Ora che sai cos'è il sistema BPMS, ci sono altri due argomenti che possono essere confusi con esso, ERP e CRM. ERP sta per Enterprise Resource Planning, che nella traduzione gratuita significa "pianificazione delle risorse aziendali".
È un software che ha la funzione di integrare tutte le informazioni di un'azienda in un'unica piattaforma. In questo modo è possibile separare le funzionalità, i processi e i moduli di registrazione, generando così un flusso di dati in tutti i settori.
L'azienda può scegliere se inserire i dati automaticamente o manualmente, generando così dei log che vengono archiviati nel software o nel cloud. Le autorizzazioni di accesso sono fatte dai gestori, che personalizzano anche l'ERP in modo da garantire la sicurezza del sistema.
L'ERP è un'eccellente opzione di sistema, in quanto aiuta nella gestione integrata, ottimizzando praticamente tutti i processi operativi, logistici e amministrativi. Inoltre, sarà di grande aiuto per rispettare le scadenze, controllare e aumentare la produttività dei dipendenti e controllare i corsi e le spese di consegna e produzione al cliente.
Ora parlando di CRM, che viene confuso anche con il sistema BPMS, possiamo dire che l'acronimo sta per Customer Relationship Management, che tradotto sarebbe “customer relationship management”. Cioè, il CRM è direttamente correlato alla pianificazione del marketing, alla gestione delle vendite, al servizio personalizzato e ad altre forme di contatto con i clienti.
L'evoluzione tecnologica ha portato nuovi termini ed evoluzioni alle relazioni commerciali. A causa della grande quantità di informazioni disponibili su Internet, i consumatori hanno finito per cambiare il loro comportamento, motivo per cui è emerso il termine CRM.
Questo sistema mette il cliente al centro, essendo uno strumento strategico, una tecnologia per ambienti aziendali e un processo diverso. Pertanto, tutte le piattaforme CRM vengono utilizzate per gestire gli account dei clienti, con la funzione di identificare possibilità di vendita e generare lead.
Il sistema BPMS non è considerato un software, ma un concetto che adatta e sistematizza tutti i processi aziendali in modo efficiente e comprensibile, attraverso grafici e report. Consente all'azienda di analizzare i flussi operativi, l'accuratezza dei dati provenienti dai sistemi ERP e le fasi delle attività. In altre parole, ERP e CRM sono software che aiutano il sistema BPMS.
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Quali sono le applicazioni del sistema BPMS?
Potrai applicare il sistema BPMS in diversi modi a seconda delle tue esigenze, sia seguendo tutta la mappatura che i tecnici hanno definito, sia per implementare i processi e anche per poter registrare i flussi. Ci sono diversi passaggi per l'ottimizzazione del sistema, con una sequenza che impedisce la visualizzazione di errori. Seguendo uno standard incentrato sulla qualità dei servizi, è abbastanza improbabile che qualcosa venga dimenticato o ignorato dal sistema.
Utilizzando il sistema BPMS, sarai in grado di svolgere le seguenti applicazioni senza grossi problemi: potrai seguire lo stato dei processi in modo completamente aggiornato, tenere traccia degli aggiornamenti costanti, inviare messaggi di follow-up per i processi su cui stai lavorando, ricevere e seguire le notifiche di ritardo nei processi, ricevere avvisi di anomalie ed evitare così ulteriori problemi in futuro, identificazione dei colli di bottiglia, potrai analizzare indicatori e report in modo pratico e sicuro, oltre a minimizzare le perdite definendo in modo efficiente le azioni correttive.
Con tutte queste possibili applicazioni, potrai ridurre i tempi di intervento umano nell'espletamento di compiti e processi della tua azienda, migliorando ancora di più i servizi legati alle Risorse Umane. Ciò consentirà ai dipendenti di apprendere sempre più velocemente ed evitare il rischio di deviazioni.
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Perché dovresti adottare il sistema BPMS?
Ora che conosci nel dettaglio il sistema BPMS, ti starai chiedendo perché dovresti adottarlo nella tua azienda. Ci sono diversi motivi, ma di seguito separiamo i principali per te:
- Avrai moduli elettronici che memorizzeranno e manterranno al sicuro le tue informazioni di processo;
- L'azienda avrà un'integrazione dei dati che genererà un'automazione semplificata;
- I tuoi database saranno più organizzati e pratici con la creazione di tabelle;
- In un unico ambiente, avrai un'automazione di tutti i processi;
- Ci sarà un'accelerazione della cultura nella gestione dei processi;
- Verrà creato un record delle regole di transazione;
- Sarà possibile effettuare una misurazione del livello di performance, nota come KPI;
- Verranno generati report e altri documenti in formato Excel o PDF;
- I dashboard, o indicatori chiave, possono essere visualizzati più rapidamente.
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Come scegliere il tuo sistema BPMS?
Infine, dovrai sapere come scegliere il tuo sistema BPMS, e per questo esistono diversi fornitori esteri e nazionali di strumenti per la gestione dei processi aziendali di un'azienda. Troverai aziende specializzate nel soddisfare tutte le richieste di segmenti unici. Per questo motivo, è necessario conoscere un po' l'argomento per non commettere errori.
Pertanto, i punti che ti consigliamo di tenere d'occhio quando assumi il sistema BPMS sono: dimensioni della tua organizzazione; struttura e ubicazione della vostra azienda; numero di utenti e sistemi; prospettive di crescita; esigenze organizzative; Infrastruttura IT; e software già in uso.
Prima di fare la tua scelta, fai qualche ricerca su tutti i fornitori che stai considerando, informandoti soprattutto sulle soluzioni che offrono. Scopri cosa pensano i clienti, i principali reclami e le garanzie che l'azienda offre ai nuovi clienti, in quanto questa è una soluzione molto interessante per una buona gestione della tua azienda e dei suoi processi.
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