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    Kick Off : qu'est-ce que c'est et 4 conseils pour une réunion réussie

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    Elia Tabuenca García
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    Kick Off : qu'est-ce que c'est et 4 conseils pour une réunion réussie

    par Team AllYourVideogames | 2 févr. 2022 | Nouvelles |


    O D√©marrer (ou kick-off) est une r√©union qui se d√©roule dans la p√©riode initiale d'un projet dans le but d'aligner toutes les informations entre les parties int√©ress√©es, c'est-√†-dire : le client, le chef d'entreprise et les employ√©s qui font partie de votre √©quipe. 

    Dans la pratique de la gestion, le lancement est une phase de planification au cours de laquelle la structure, les objectifs, les d√©lais et les directives du projet sont discut√©s. 



    Cette rencontre est essentielle au bon démarrage du projet. Par conséquent, il doit avoir beaucoup d'informations. Elles doivent être claires et objectives pour faciliter la compréhension des professionnels.

    Le lancement est tr√®s important √† long terme, car chacun sait en profondeur quelles sont ses responsabilit√©s au sein du projet. Cela r√©duit le nombre d'erreurs et augmente la probabilit√© d'atteindre les objectifs. 

    Il n'est pas exag√©r√© de dire que les projets qui n'ont pas Kick Off comme base sont plus susceptibles d'√©chouer. En effet, tout le monde n'est pas align√© sur les propositions, ce qui g√©n√®re des reprises, des retards et du stress. 

    Vous voulez en savoir plus sur Kick Off ?

    Dans cet article, nous expliquerons les avantages de ce type de r√©union, quelle est la structure la plus appropri√©e, comment r√©ussir une r√©union, entre autres. Suivi! 

    En savoir plus : 4 stratégies de relation client pour améliorer votre entreprise

    Quels sont les avantages de Kick Off ?

    Le rapport PMI Pulse of the Profession 2022 a √©num√©r√© les cinq raisons pour lesquelles un projet n'atteint pas les r√©sultats souhait√©s. 

    La premi√®re position du classement est occup√©e par les changements dans les priorit√©s des organisations (41 %), suivis par la collecte d'informations inexactes (39 %) et les changements dans les objectifs de leurs projets (36 %). 




    L'√©tude montre √©galement que des points de vue ou des objectifs inappropri√©s (30%); en plus d'une communication insuffisante (30%) compl√®tent √©galement la liste. 

    Sur la base de cette √©tude, il est possible de conclure que tous les goulots d'√©tranglement pourraient √™tre r√©solus avec une r√©union de lancement. 

    Apr√®s tout, elle parvient √† aligner les objectifs et les buts ; d√©finir un plan d'action et s'assurer de l'engagement des acteurs. 

    Quelle devrait √™tre la structure de la r√©union de lancement ?

    √Ä partir de maintenant, nous allons montrer un exemple de pr√©sentation de lancement. Il contient g√©n√©ralement huit √©tapes et peut √™tre appliqu√© pour aligner tous les d√©tails du projet. 

    Cependant, il est essentiel de préciser que cette structure n'est pas figée. Vous aurez accès à un exemple qui pourra vous servir d'inspiration pour votre routine.

    Notre objectif est de vous faire comprendre clairement comment adapter le document √† la r√©alit√© de votre entreprise. 

    Un coup d'envoi contient g√©n√©ralement la structure suivante :

    • Introduction;
    • Contexte et objectifs ;
    • Port√©e du projet;
    • Planification;
    • r√©partition des fonctions ;
    • Collaboration;
    • Prochaines √©tapes;
    • Des questions.

    Introduction 

    C'est le d√©but de la r√©union. Il est temps de ¬ę briser la glace ¬Ľ et de faire de la place pour que toutes les personnes impliqu√©es puissent se pr√©senter. 

    Un projet de lancement peut avoir, dans une seule pièce, des personnes qui n'ont jamais eu de contact. C'est donc un excellent exutoire pour créer une connexion avec tout le monde.

    En effet, le coup d'envoi est √©galement utilis√© pour instaurer la confiance, ce qui est crucial pour la r√©ussite du projet. 



    √Ä ce stade, le dialogue ne doit pas aborder les questions li√©es au projet. Cela devrait √™tre vu comme quelque chose de l√©ger, comme parler du climat de la ville, de la r√©gion o√Ļ chacun vit dans la ville, entre autres questions. 


    Contexte et objectifs du coup d'envoi

    Dans la phase suivante, l'objectif est de partager les coulisses du projet, c'est-√†-dire les raisons pour lesquelles il a √©t√© cr√©√©. Ainsi, tout le monde comprend pourquoi l'initiative a √©t√© pr√©sent√©e. 

    Une astuce int√©ressante consiste √† utiliser les caract√©ristiques de l'entreprise pour mettre en √©vidence la valeur du projet pour l'entreprise. 

    Cependant, nous vous recommandons de faire tr√®s attention lorsque vous partagez des informations avec d'autres. Ils doivent √™tre transmis directement afin que les personnes concern√©es puissent se concentrer sur le contenu. La proposition de projet est une autre question importante √† d√©tailler en ce moment. 

    Portée du projet de lancement

    L'√©tape suivante consiste √† r√©diger le plan d'action. Vous commencez par dessiner une image des livrables qui doivent √™tre compl√©t√©s pour atteindre les objectifs souhait√©s. 

    Pour √©viter les probl√®mes, faites une br√®ve description des demandes les plus importantes √† ce moment-l√†, du d√©lai, des indicateurs qui seront v√©rifi√©s, entre autres. 

    L’équipe peut faire plusieurs réflexions pour les aider dans la prise de décision :

    • Quelles activit√©s sont n√©cessaires pour atteindre les objectifs ? 
    • Le d√©lai est-il rigide ? 
    • Quels sont les √©l√©ments qui font le succ√®s d'un projet ? 

    Les discussions aideront √† d√©velopper une port√©e de projet, qui se d√©veloppera naturellement. Cela √©vitera les retouches et les discussions √† long terme. 


    En savoir plus : 17 outils de planification qui vous aideront à organiser vos idées

    Planification 

    Dans cette √©tape, vous devez prendre les projets de livrables et d√©crire en d√©tail les demandes et les ressources n√©cessaires pour cr√©er une feuille de route efficace. 


    La planification est la p√©riode pendant laquelle l'itin√©raire le plus appropri√© est √©tabli pour atteindre les objectifs √©tablis. C'est une phase qui permet d'√©viter les ajustements et les d√©bats incessants, deux √©l√©ments qui peuvent nuire √† tout projet. 


    Il est important de d√©velopper la feuille de route selon le d√©lai qui a √©t√© √©tabli dans le p√©rim√®tre. De cette fa√ßon, le projet commencera de mani√®re organis√©e et structur√©e afin que tout soit termin√© dans les d√©lais impartis. 

    Pour faciliter la lecture de la feuille de route, utilisez un stylo et du papier ou un logiciel. De cette fa√ßon, le d√©veloppement du projet peut se faire avec moins de probl√®mes. 

    Répartition des fonctions

    Ensuite, choisissez qui sera responsable de chaque phase. Encore une fois, développer visuellement la feuille de route peut vous aider dans l'organisation car vous pouvez trouver plus rapidement les noms des parties prenantes.

    Il n'est jamais exag√©r√© de rappeler √† quel point il est important d'√™tre particuli√®rement prudent lors de la s√©paration des fonctions afin qu'il y ait un √©quilibre, √©vitant que quiconque ne soit surcharg√©. 

    Les t√Ęches excessives peuvent avoir un impact sur la productivit√©, la d√©motivation des employ√©s, la qualit√© et les d√©lais de livraison. 

    Colabora√ß√£o 

    C'est la p√©riode pendant laquelle vous d√©finissez comment votre √©quipe peut agir de mani√®re plus affirm√©e et solidaire. 

    √Ä ce stade, vous √©tablissez la structure des r√©unions pour suivre le d√©veloppement de l'√©quipe, ainsi que discuter de la mani√®re dont les travaux peuvent √™tre connect√©s et de la mani√®re dont chaque membre de l'√©quipe peut s'entraider. 

    Prochaines √©tapes 

    Cette étape est l'une des plus simples. Il est nécessaire de définir quelles seront les prochaines étapes après la réunion.

    De plus, il vaut la peine de demander aux personnes concern√©es ce qu'elles consid√®rent √™tre les prochaines √©tapes. 


    Des questions

    Enfin et surtout, pr√©voyez une partie pour les questions. Tous les participants doivent quitter la r√©union conform√©ment √† toutes les √©tapes du projet. 

    Comment organiser avec succ√®s une r√©union de lancement ? Voir 4 astuces !

    La présentation dans le sujet précédent est un excellent moyen de savoir comment une réunion de ce modèle devrait être.

    Cependant, il existe d'autres éléments essentiels qui aident au développement de Kick Off :

    1. Utilisez les visuels √† votre avantage 

    La structure du sujet pr√©c√©dent n'est pas une r√®gle. Le responsable de la r√©union peut l'organiser et la construire en fonction de la r√©alit√© de son entreprise. Le point cl√© est que tous les sujets doivent √™tre abord√©s selon un plan et assembl√©s selon la structure d√©finie. 

    Vous pouvez √©galement utiliser des diapositives pour pr√©senter le mat√©riel. Ainsi, la visualisation des phases fait redoubler d'attention les collaborateurs par rapport au contenu. 

    Une autre astuce consiste √† rechercher des moyens d'interagir avec les participants. Ainsi, ils auront la concentration et la possibilit√© de partager divers points de vue. 

    2. Partagez clairement les informations 

    Si les explications ne sont pas claires et objectives, les participants sont susceptibles d'avoir des questions après la réunion.

    Si vous n'√™tes pas s√Ľr de la qualit√© du mat√©riel pr√©sent√©, demandez √† quelqu'un d'autre d'examiner le contenu. De cette fa√ßon, vous aurez plus de s√©curit√© avec ce moment important. 

    3. Documentez toutes les informations 

    La documentation est une autre étape incontournable. Par conséquent, demandez à un participant d'être responsable d'écrire toutes les données.

    Ceci est essentiel, car cela √©vite que des donn√©es pertinentes ne soient perdues en raison d'un manque d'enregistrement. 


    4. Cl√īturez la r√©union avec √©l√©gance 

    Contrairement √† ce que la plupart des gens imaginent, la cl√īture ne doit pas toujours se faire par des questions.

    En plus de clarifier les doutes, vous pouvez terminer la r√©union en motivant les participants afin que le projet se d√©roule sans heurts et avec concentration. 


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