par Team AllYourVideogames | 2 févr. 2022 | Nouvelles |
O Démarrer (ou kick-off) est une réunion qui se déroule dans la période initiale d'un projet dans le but d'aligner toutes les informations entre les parties intéressées, c'est-à-dire : le client, le chef d'entreprise et les employés qui font partie de votre équipe.
Dans la pratique de la gestion, le lancement est une phase de planification au cours de laquelle la structure, les objectifs, les délais et les directives du projet sont discutés.
Cette rencontre est essentielle au bon démarrage du projet. Par conséquent, il doit avoir beaucoup d'informations. Elles doivent être claires et objectives pour faciliter la compréhension des professionnels.
Le lancement est très important à long terme, car chacun sait en profondeur quelles sont ses responsabilités au sein du projet. Cela réduit le nombre d'erreurs et augmente la probabilité d'atteindre les objectifs.
Il n'est pas exagéré de dire que les projets qui n'ont pas Kick Off comme base sont plus susceptibles d'échouer. En effet, tout le monde n'est pas aligné sur les propositions, ce qui génère des reprises, des retards et du stress.
Vous voulez en savoir plus sur Kick Off ?
Dans cet article, nous expliquerons les avantages de ce type de réunion, quelle est la structure la plus appropriée, comment réussir une réunion, entre autres. Suivi!
En savoir plus : 4 stratégies de relation client pour améliorer votre entreprise
Quels sont les avantages de Kick Off ?
Le rapport PMI Pulse of the Profession 2022 a énuméré les cinq raisons pour lesquelles un projet n'atteint pas les résultats souhaités.
La première position du classement est occupée par les changements dans les priorités des organisations (41 %), suivis par la collecte d'informations inexactes (39 %) et les changements dans les objectifs de leurs projets (36 %).
L'étude montre également que des points de vue ou des objectifs inappropriés (30%); en plus d'une communication insuffisante (30%) complètent également la liste.
Sur la base de cette étude, il est possible de conclure que tous les goulots d'étranglement pourraient être résolus avec une réunion de lancement.
Après tout, elle parvient à aligner les objectifs et les buts ; définir un plan d'action et s'assurer de l'engagement des acteurs.
Quelle devrait être la structure de la réunion de lancement ?
À partir de maintenant, nous allons montrer un exemple de présentation de lancement. Il contient généralement huit étapes et peut être appliqué pour aligner tous les détails du projet.
Cependant, il est essentiel de préciser que cette structure n'est pas figée. Vous aurez accès à un exemple qui pourra vous servir d'inspiration pour votre routine.
Notre objectif est de vous faire comprendre clairement comment adapter le document à la réalité de votre entreprise.
Un coup d'envoi contient généralement la structure suivante :
- Introduction;
- Contexte et objectifs ;
- Portée du projet;
- Planification;
- répartition des fonctions ;
- Collaboration;
- Prochaines étapes;
- Des questions.
Introduction
C'est le début de la réunion. Il est temps de « briser la glace » et de faire de la place pour que toutes les personnes impliquées puissent se présenter.
Un projet de lancement peut avoir, dans une seule pièce, des personnes qui n'ont jamais eu de contact. C'est donc un excellent exutoire pour créer une connexion avec tout le monde.
En effet, le coup d'envoi est également utilisé pour instaurer la confiance, ce qui est crucial pour la réussite du projet.
À ce stade, le dialogue ne doit pas aborder les questions liées au projet. Cela devrait être vu comme quelque chose de léger, comme parler du climat de la ville, de la région où chacun vit dans la ville, entre autres questions.
Contexte et objectifs du coup d'envoi
Dans la phase suivante, l'objectif est de partager les coulisses du projet, c'est-à-dire les raisons pour lesquelles il a été créé. Ainsi, tout le monde comprend pourquoi l'initiative a été présentée.
Une astuce intéressante consiste à utiliser les caractéristiques de l'entreprise pour mettre en évidence la valeur du projet pour l'entreprise.
Cependant, nous vous recommandons de faire très attention lorsque vous partagez des informations avec d'autres. Ils doivent être transmis directement afin que les personnes concernées puissent se concentrer sur le contenu. La proposition de projet est une autre question importante à détailler en ce moment.
Portée du projet de lancement
L'étape suivante consiste à rédiger le plan d'action. Vous commencez par dessiner une image des livrables qui doivent être complétés pour atteindre les objectifs souhaités.
Pour éviter les problèmes, faites une brève description des demandes les plus importantes à ce moment-là, du délai, des indicateurs qui seront vérifiés, entre autres.
L’équipe peut faire plusieurs réflexions pour les aider dans la prise de décision :
- Quelles activités sont nécessaires pour atteindre les objectifs ?
- Le délai est-il rigide ?
- Quels sont les éléments qui font le succès d'un projet ?
Les discussions aideront à développer une portée de projet, qui se développera naturellement. Cela évitera les retouches et les discussions à long terme.
En savoir plus : 17 outils de planification qui vous aideront à organiser vos idées
Planification
Dans cette étape, vous devez prendre les projets de livrables et décrire en détail les demandes et les ressources nécessaires pour créer une feuille de route efficace.
La planification est la période pendant laquelle l'itinéraire le plus approprié est établi pour atteindre les objectifs établis. C'est une phase qui permet d'éviter les ajustements et les débats incessants, deux éléments qui peuvent nuire à tout projet.
Il est important de développer la feuille de route selon le délai qui a été établi dans le périmètre. De cette façon, le projet commencera de manière organisée et structurée afin que tout soit terminé dans les délais impartis.
Pour faciliter la lecture de la feuille de route, utilisez un stylo et du papier ou un logiciel. De cette façon, le développement du projet peut se faire avec moins de problèmes.
Répartition des fonctions
Ensuite, choisissez qui sera responsable de chaque phase. Encore une fois, développer visuellement la feuille de route peut vous aider dans l'organisation car vous pouvez trouver plus rapidement les noms des parties prenantes.
Il n'est jamais exagéré de rappeler à quel point il est important d'être particulièrement prudent lors de la séparation des fonctions afin qu'il y ait un équilibre, évitant que quiconque ne soit surchargé.
Les tâches excessives peuvent avoir un impact sur la productivité, la démotivation des employés, la qualité et les délais de livraison.
Colaboração
C'est la période pendant laquelle vous définissez comment votre équipe peut agir de manière plus affirmée et solidaire.
À ce stade, vous établissez la structure des réunions pour suivre le développement de l'équipe, ainsi que discuter de la manière dont les travaux peuvent être connectés et de la manière dont chaque membre de l'équipe peut s'entraider.
Prochaines étapes
Cette étape est l'une des plus simples. Il est nécessaire de définir quelles seront les prochaines étapes après la réunion.
De plus, il vaut la peine de demander aux personnes concernées ce qu'elles considèrent être les prochaines étapes.
Des questions
Enfin et surtout, prévoyez une partie pour les questions. Tous les participants doivent quitter la réunion conformément à toutes les étapes du projet.
Comment organiser avec succès une réunion de lancement ? Voir 4 astuces !
La présentation dans le sujet précédent est un excellent moyen de savoir comment une réunion de ce modèle devrait être.
Cependant, il existe d'autres éléments essentiels qui aident au développement de Kick Off :
1. Utilisez les visuels à votre avantage
La structure du sujet précédent n'est pas une règle. Le responsable de la réunion peut l'organiser et la construire en fonction de la réalité de son entreprise. Le point clé est que tous les sujets doivent être abordés selon un plan et assemblés selon la structure définie.
Vous pouvez également utiliser des diapositives pour présenter le matériel. Ainsi, la visualisation des phases fait redoubler d'attention les collaborateurs par rapport au contenu.
Une autre astuce consiste à rechercher des moyens d'interagir avec les participants. Ainsi, ils auront la concentration et la possibilité de partager divers points de vue.
2. Partagez clairement les informations
Si les explications ne sont pas claires et objectives, les participants sont susceptibles d'avoir des questions après la réunion.
Si vous n'êtes pas sûr de la qualité du matériel présenté, demandez à quelqu'un d'autre d'examiner le contenu. De cette façon, vous aurez plus de sécurité avec ce moment important.
3. Documentez toutes les informations
La documentation est une autre étape incontournable. Par conséquent, demandez à un participant d'être responsable d'écrire toutes les données.
Ceci est essentiel, car cela évite que des données pertinentes ne soient perdues en raison d'un manque d'enregistrement.
4. Clôturez la réunion avec élégance
Contrairement à ce que la plupart des gens imaginent, la clôture ne doit pas toujours se faire par des questions.
En plus de clarifier les doutes, vous pouvez terminer la réunion en motivant les participants afin que le projet se déroule sans heurts et avec concentration.
