Kick Off: qué es y 4 consejos para una reunión exitosa

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Elia Tabuenca García
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Kick Off: qué es y 4 consejos para una reunión exitosa

por Equipo AllYourVideogames | 2 de febrero de 2022 | Noticias |


O Empezar (o kick-off) es una reunión que se realiza en el periodo inicial de un proyecto con el objetivo de alinear toda la información entre las partes interesadas, es decir: cliente, gerente comercial y empleados que forman parte de su equipo. 

En la práctica de gestión, Kick Off es una fase de planificación en la que se discuten la estructura, los objetivos, los plazos y las directrices del proyecto. 



Esta reunión es fundamental para que el proyecto arranque sin problemas. Por lo tanto, debe tener mucha información. Deben ser claros y objetivos para facilitar la comprensión de los profesionales.

El Kick Off es muy importante a largo plazo, ya que todos saben en profundidad cuáles son sus responsabilidades dentro del proyecto. Esto reduce la cantidad de errores y aumenta la probabilidad de lograr los objetivos. 

No es exagerado decir que los proyectos que no tienen Kick Off como base tienen más probabilidades de fracasar. Esto se debe a que no todos están alineados con las propuestas, generando retrabajos, demoras y estrés. 

¿Quieres saber más información sobre Kick Off?

En este artículo explicaremos los beneficios de este tipo de reunión, cuál es la estructura más adecuada, cómo tener una reunión exitosa, entre otros temas. ¡Seguir! 

Más información: 4 estrategias de relación con el cliente para mejorar su negocio

¿Cuáles son los beneficios de Kick Off?

El informe Pulse of the Profession 2022 de PMI enumeró las cinco razones por las que un proyecto no logra los resultados deseados. 

La primera posición del ranking la ocupan los cambios en las prioridades de las organizaciones (41%), seguida de la recopilación de información inexacta (39%) y los cambios en los objetivos de sus proyectos (36%). 




El estudio también muestra que las opiniones u objetivos inadecuados (30%); además de la comunicación inadecuada (30%) también completan la lista. 

Con base en este estudio, es posible concluir que todos los cuellos de botella podrían resolverse con una reunión de Kick Off. 

Después de todo, logra alinear objetivos y metas; definir un plan de acción y asegurar la participación de los involucrados. 

¿Cuál debería ser la estructura de la reunión de Kick Off?

A partir de ahora, vamos a mostrar un ejemplo de presentación inicial. Por lo general, contiene ocho pasos y se puede aplicar para alinear todos los detalles del proyecto. 

Sin embargo, es fundamental dejar claro que esta estructura no es fija. Tendrás acceso a un ejemplo que puede servirte de inspiración para tu rutina.

Nuestro objetivo es hacerte entender claramente cómo adaptar el documento a la realidad de tu empresa. 

Un kick off generalmente contiene la siguiente estructura:

  • Introducción;
  • Trasfondo y objetivos;
  • Alcance del proyecto;
  • Planificación;
  • División de funciones;
  • Colaboración;
  • Próximos pasos;
  • Preguntas.

Introducción 

Es el comienzo de la reunión. Es hora de “romper el hielo” y dejar espacio para que todos los involucrados se presenten. 

Un proyecto de lanzamiento puede tener, en una sola habitación, personas que nunca han tenido contacto. Por lo tanto, es una gran salida para crear una conexión con todos.

Esto se debe a que el inicio también se usa para generar confianza, lo cual es crucial para el éxito del proyecto. 



En este momento, el diálogo no debe abordar temas relacionados con el proyecto. Debe verse como algo ligero, como hablar del clima de la ciudad, la región donde vive cada uno en la ciudad, entre otros temas. 


Antecedentes y objetivos del saque inicial

En la siguiente fase, el objetivo es compartir el backstage del proyecto, es decir, las razones por las que se creó. Así, todos entienden por qué se presentó la iniciativa. 

Un consejo interesante es utilizar las características de la empresa para resaltar cuán valioso es el proyecto para la empresa. 

Sin embargo, le recomendamos que tenga mucho cuidado al compartir información con otros. Deben transmitirse directamente para que los implicados puedan centrarse en el contenido. La propuesta de proyecto es otro tema importante a detallar en este momento. 

Alcance del proyecto inicial

El siguiente paso es redactar el plan de acción. Empieza dibujando una imagen de los entregables que deben completarse para lograr los objetivos deseados. 

Para evitar problemas, haga una breve descripción de las demandas que son más importantes en ese momento, el plazo, los indicadores que se verificarán, entre otros temas. 

El equipo puede hacer varias reflexiones para ayudarlos en la toma de decisiones:

  • ¿Qué actividades son necesarias para alcanzar los objetivos? 
  • ¿El plazo es rígido? 
  • ¿Cuáles son los elementos que hacen que un proyecto sea exitoso? 

Las discusiones ayudarán a desarrollar el alcance del proyecto, que se desarrollará naturalmente. Esto evitará la repetición del trabajo y las discusiones a largo plazo. 


Más información: 17 herramientas de planificación que te ayudarán a organizar tus ideas

Planificación 

En este paso, debe tomar el borrador de los entregables y describir completamente las demandas y los recursos que se necesitan para construir una hoja de ruta eficiente. 


La planificación es el período en el que se establece la ruta más adecuada para alcanzar las metas establecidas. Esta es una fase que ayuda a evitar ajustes y debates constantes, que son dos elementos que pueden perjudicar cualquier proyecto. 


Es importante desarrollar la hoja de ruta de acuerdo a la fecha límite que se estableció en el alcance. De esta forma, el proyecto comenzará organizado y estructurado para que todo se complete en el plazo estipulado. 

Para que la hoja de ruta sea más fácil de ver, use lápiz y papel o software. De esta manera, el desarrollo del proyecto puede ocurrir con menos problemas. 

División de funciones

Luego elige quién será el responsable de cada fase. Nuevamente, desarrollar visualmente la hoja de ruta puede ayudarlo en la organización, ya que puede encontrar los nombres de las partes interesadas más rápidamente.

Nunca está de más recordar lo importante que es tener especial cuidado a la hora de separar funciones para que haya un equilibrio, evitando que nadie se sobrecargue. 

Las tareas excesivas pueden afectar la productividad, la desmotivación de los empleados, la calidad y el tiempo de entrega. 

Colaboración 

Es el período en el que defines cómo tu equipo puede actuar de manera más asertiva y unida. 

En este punto, establece la estructura de las reuniones para monitorear el desarrollo del equipo, así como discutir cómo se pueden conectar los trabajos y cómo cada miembro del equipo puede ayudarse entre sí. 

Pasos siguientes 

Este paso es uno de los más simples. Es necesario definir cuáles serán los siguientes pasos después de la reunión.

Además, vale la pena preguntar a los involucrados cuáles consideran que son los próximos pasos. 


Preguntas

Por último, pero no menos importante, establezca una parte para las preguntas. Todos los participantes deben salir de la reunión de acuerdo con todas las etapas del proyecto. 

¿Cómo organizar con éxito una reunión de Kick Off? Ver 4 consejos!

La presentación en el tema anterior es una excelente manera de cómo debe ser una reunión de este modelo.

Sin embargo, existen otros elementos esenciales que ayudan en el desarrollo de Kick Off:

1. Usa las imágenes a tu favor 

La estructura del tema anterior no es una regla. El responsable del encuentro puede organizarlo y construirlo de acuerdo a la realidad de su empresa. El punto clave es que todos los temas deben abordarse de acuerdo con un plan y ajustarse de acuerdo con la estructura definida. 

También puede usar diapositivas para presentar el material. Así, la visualización de las fases hace que los colaboradores redoblen su atención en relación al contenido. 

Otro consejo es buscar formas de interactuar con los participantes. Así, tendrán foco y la posibilidad de compartir varios puntos de vista. 

2. Comparte información de forma clara 

Si las explicaciones no son claras y objetivas, es probable que los participantes tengan preguntas después de la reunión.

Si no está seguro de la calidad del material presentado, pídale a otra persona que revise el contenido. De esa manera, tendrás más seguridad con este momento tan importante. 

3. Documenta toda la información 

La documentación es otro paso que no se puede omitir. Por lo tanto, solicite a algún participante que se encargue de anotar todos los datos.

Esto es fundamental, porque evita que se pierdan datos relevantes por falta de registro. 


4. Cierra la reunión con gracia 

Al contrario de lo que la mayoría de la gente imagina, el cierre no siempre debe ser con preguntas.

Además de aclarar dudas, puedes finalizar la reunión motivando a los participantes para que el proyecto transcurra sin problemas y con foco. 


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