por Equipo AllYourVideogames | 11 de marzo de 2022 | Noticias | 0
Mucha gente dice que la información es poder, podemos concluir que esto no está mal, sobre todo cuando lo analizamos en un contexto corporativo, pero ¿qué tiene que ver esto con Dashboard? Pues a lo largo de este texto lo entenderás. En la era actual, la era digital, este pensamiento se ha vuelto aún más cierto, debido a la enorme cantidad de datos que se generan en todo momento y la mayor facilidad para acceder a ellos.
Sin embargo, esto no siempre es algo positivo, ya que esta gran cantidad de información puede acabar dificultando aún más el proceso de análisis empresarial y la toma de decisiones en base a estos resultados. Para resolver este problema, se creó el Tablero y todavía se usa hoy. Para que sepas con más detalle qué es un Dashboard y cómo montar uno, hemos separado todo lo que necesitas saber al respecto en este post.
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¿Qué es un tablero?
Para explicar qué es un Dashboard, debemos tener en cuenta el contexto de TI, en este sentido, Dashboard es un tablero visual que presenta de manera centralizada y tiene información diversa en un solo lugar, como métricas e indicadores. Así, esta información puede ser relevante tanto para el área de TI, como para la gestión empresarial.
Independientemente del área que se utilice, el Tablero servirá como un recurso para ayudar en la toma de decisiones. Puede usar esta herramienta para presentar la salud de la empresa a todo el equipo o solo al gerente. Así, se mostrará una noción global de todo el negocio y se organizarán los datos referentes a los proyectos de forma objetiva y dinámica.
Cuando hablamos de un Dashboard para la gestión empresarial, por ejemplo, estamos hablando de un panorama de indicadores generales de desempeño de una organización en el área. Sin embargo, cuando hablamos de un Dashboard enfocado a temas técnicos, tendrá como objetivo analizar el rendimiento y disponibilidad de los dispositivos, hablando también de las aplicaciones tecnológicas en los procesos de la empresa.
Toda esta información permitirá mejorar los procesos, desarrollar nuevas estrategias y corregir posibles fallos. Los tableros también pueden reemplazar otros archivos y hacer que el trabajo sea aún más dinámico, eliminando hojas de cálculo, tablas y otros documentos más pesados.
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¿Un Dashboard te permite visualizar qué datos?
Uno de los muchos puntos positivos del Dashboard es que puede poner cualquier tipo de información para que se muestre, pero obviamente debe tener algún valor para la gestión y su negocio. Algunos de los datos a modo de ejemplo que puedes utilizar son: información de ventas de tiendas online, funcionamiento de sistemas críticos, disponibilidad de equipos, etc.
Pero si cree que los datos deben seguir esta línea de razonamiento, está completamente equivocado. Otro tipo de información son datos sobre indicadores de rendimiento de fábrica, procesos de producción, porcentaje de desperdicio de materia prima, informes de máquinas y muchos otros.
Como administrador, puede elegir si esta información se distribuirá por categorías o en general. También es posible utilizar herramientas de Business Intelligence para generar indicadores que se actualizan en tiempo real o incluso se consolidan periódicamente. A continuación, separamos un ejemplo del Dashboard de Servicio OP para que tengas una mejor idea:
Imagen: Servicio OP
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¿Cuáles son los objetivos de un Dashboard?
Como herramienta de información, podemos decir que el principal objetivo del Dashboard es facilitar el seguimiento eficiente de las operaciones y datos de una empresa, por lo que esta herramienta promoverá la transparencia corporativa. Como resultado, también habrá una promoción de compromiso e integración de varios empleados en los más variados sectores de la empresa.
El Dashboard también tiene el objetivo de dar libertad a cada empresa para armar su panel con indicadores de forma personalizada, creando su propia identidad visual. Así, también es posible personalizar cada uno de los Dashboards para las especialidades de cada negocio.
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¿Qué es la Gestión Visual?
Un punto importante cuando hablamos de Dashboard es la Gestión Visual, su principal objetivo es integrar a los equipos de una empresa y dar un mismo objetivo a todos. De esa manera, todos los equipos tendrán un mejor compromiso y comunicación.
Para que esto suceda, es necesario hacer un buen uso de la información e indicadores sobre los procesos relacionados con la visión de empleados y directivos. El Tablero se utiliza para que todos puedan tener acceso a la información del progreso del proyecto.
Otro beneficio que ofrece esta acción es la reducción considerable de errores, problemas en proyectos y servicios y posibles pérdidas. En consecuencia, también habrá una mejor gestión de proyectos y todas las tendencias negativas podrán anticiparse e incluso evitarse. En otras palabras, en resumen, podemos decir que habrá un mayor control sobre toda la operación de la empresa.
Vale la pena señalar que, para que Vista Management funcione, debe organizar la información del Tablero con las más útiles e importantes. Si hay un exceso de información, puede acabar siendo un punto negativo más que una solución.
Implementación de Gestión Visual
Para implementar la Gestión Visual, se pueden utilizar formas más actuales y tecnológicas y otras más rudimentarias. Una de las formas más antiguas pero efectivas es Kanban, que solo funciona con tarjetas que ilustran el flujo de trabajo del equipo de la empresa.
Por lo general, el flujo de trabajo se organiza en tres categorías diferentes en las tarjetas, a saber: Tareas pendientes, Tareas en curso y Elementos terminados. Si quieres algo más digital, puedes usar e-kanban, que funciona como el mismo sistema, pero de forma electrónica.
Ahora bien, si realmente quieres una forma mucho más completa de implementar Visual Management, tu mejor opción será usar Dashboards. Además de poder actualizar la información de forma automática y en tiempo real, también será posible mostrar todos los datos como texto plano, gráficos u otros formatos. De esta forma, también acabas evitando errores y fraudes en tu sistema.
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¿Cuáles son los diferentes tipos de Tablero?
En términos generales, podemos decir que hay tres tipos diferentes de Dashboard, cada uno funcionará en diferentes niveles en una organización. A continuación, separamos los tres modelos para que lo entiendas mejor.
Dashboard Operacional
Las métricas presentadas en los Tableros Operacionales siempre deben ser monitoreadas, ya que serán las encargadas de mantener el buen desempeño de las operaciones. Estas métricas también ayudarán a los analistas a corregir posibles fallos y errores que puedan aparecer en los procesos de negocio.
Un ejemplo de este modelo operativo que podemos citar es la visión de un equipo que trabaja con una mesa de servicio. El Dashboard termina mostrando los resultados de cada analista en su trabajo. También se puede verificar otra información, como la sobrecarga de trabajo o las llamadas atrasadas.
Tablero táctico
El segundo modelo que existe es el Tablero Táctico, donde se pueden consultar los recursos específicos de la empresa que se movilizaron a nivel departamental y los objetivos que se pueden lograr a mediano plazo. Es decir, permite seguir los indicadores que llevan a los directivos a la toma de decisiones.
Es importante recalcar que los indicadores tácticos son responsabilidad de la dirección de cada uno de los sectores, no de la alta dirección. Un ejemplo que podemos dar es el de una empresa de autobuses, que utiliza un Tablero Táctico para saber qué líneas son las más transitadas y cuáles las menos rentables.
Dashboard Estratégico
Por último, pero no menos importante, tenemos el Tablero Estratégico, como podemos concluir, la estrategia de una empresa se compone de un conjunto de tácticas. Si planea usar un Tablero Estratégico, no puede dejar de usar información clave para propósitos estratégicos, de hecho, necesita priorizarlos.
De esta forma, los datos de avance, referidos al desempeño de la empresa en períodos anteriores, pueden ser utilizados como parámetros para medir el avance actual y proyectar el posible crecimiento de la empresa. Es importante que compartas toda esta información con los empleados de la empresa, generando un mayor compromiso. Cabe mencionar que esta información estratégica puede tener un alcance macro, con datos financieros, número de ventas y rendimiento mensual.
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Los principales errores que se cometen al construir un Dashboard
Debe estar siempre atento, ya que la mayoría de los errores que pueden destruir su Tablero se evitan fácilmente y se relacionan con el exceso. Debe agrupar siempre la información esencial y no salirse del alcance de esta herramienta. A continuación, enumeramos los principales errores que muchos cometen al construir un tablero.
Muchos colores
Trata siempre de usar colores más fríos y menos vibrantes, además, evita usar demasiado el rojo, el verde y el amarillo, ya que transmiten una sensación de alarma. Así, la información positiva o más regular puede acabar siendo entendida como importante, negativa o imprescindible. Los datos considerados prioritarios también pueden terminar siendo dejados de lado con esto.
El uso de demasiados colores también puede hacer que su panel canse, y necesita tener un buen aspecto visual con la información y los gráficos, así se facilita la absorción de la información. El uso de menos colores también hace que su tablero se vea más organizado.
Muchos efectos visuales
También es importante que no se exceda demasiado con los efectos visuales en su Tablero. El uso de demasiados efectos como 3D o transparencia puede distraer al lector del tablero y no enfocarse en los datos.
exceso de información
Como ya se indicó anteriormente, el Tablero debe contener solo la información esencial. Antes de armar su panel, siempre analice cuáles son las principales informaciones a las que sus empleados necesitan tener acceso, para así tenerlas disponibles en la pantalla de la mejor manera posible. Esto evita que el panel pierda la razón y mantiene solo lo que es prioritario para la empresa.
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El paso a paso para construir un buen Dashboard
Ahora que comprende con más detalle qué es un Dashboard, hemos separado algunos consejos que puede seguir para construir un excelente panel de información.
Tener el objetivo en mente
En primer lugar, necesitas tener las preguntas principales y fundamentales que serán respondidas con tu Dashboard, es decir, definir cuál es el objetivo y cómo se conecta la gestión de tu empresa. Así, busca definir con anticipación qué datos e indicadores pasarán sobre esta información central.
Elige el tipo de Dashboard adecuado para cada una de las demandas
Como ya sabes, existen diferentes tipos de Dashboard, uno de los puntos principales es definir el tipo correcto y elegir la mejor opción para lograr tu objetivo y satisfacer tus demandas. Además, también debe definir de antemano la escala jerárquica en la que se necesitará el tablero.
Esto es importante porque no solo los gerentes y la administración necesitan estos datos, los profesionales de TI y otros empleados pueden beneficiarse de esta herramienta, mejorando cada vez más su trabajo. En cada uno de los modos, también puede crear un panel personalizado.
Crear un espacio de tablero
El siguiente paso es elegir el mejor software o espacio para crear su Tablero, una opción muy común es crear tableros de Excel, que ofrece algunas herramientas gráficas útiles que puede usar como borrador. Aunque esta opción no es muy práctica para el proyecto final, ya que es bastante complicado y avanzado utilizar la herramienta de actualización en tiempo real, es un buen comienzo para bocetar todo.
Otra preocupación que debe tener es el compromiso de todo su equipo, que debe participar incluso en las fases iniciales del diseño del proyecto. Pide opiniones e involúcralos hasta en la parte del boceto.
Crear el diseño después de la validación
El siguiente paso será finalmente desarrollar el diseño de tu Dashboard, sin embargo, por mucho que no lo parezca, es uno de los pasos que necesitará más verificación. En este punto, piense en el tiempo que los empleados necesitan para mirar el panel, intente desarrollar el panel con un diseño más sofisticado y liviano, enfocándose mucho en el diseño gráfico. En ese momento, si no está familiarizado con el mismo, le recomendamos contratar a un profesional en el área o una empresa especializada en la elaboración de este documento.
Elige el mejor software para crear el proyecto
El mercado cuenta con varios software que pueden ser utilizados para el desarrollo del Dashboard, uno enfocado precisamente para esto es OpMon Dashboards. Por lo tanto, debe buscar la mejor herramienta que sea suficiente para satisfacer todas sus necesidades al crear sus paneles. Otras herramientas de diseño gráfico pueden ser excelentes opciones.
Haga que el panel esté disponible en toda la empresa
No creas que el trabajo ha terminado después de terminar el Dashboard, queda un paso más fundamental. Procura siempre que el panel esté disponible en toda la empresa, puedes dejar el acceso solo a gerentes y administradores para facilitar la toma de decisiones, o para todos los empleados. Es posible difundirlo a través de pantallas u ordenadores de empresa, o utilizar formas más rudimentarias e imprimir para pegar en murales en todos los sectores.
También programe una reunión con todos los empleados para que pueda presentar el tablero y todos los datos relevantes en una sola pantalla. Así, se puede explicar la importancia de esta herramienta para el funcionamiento de la empresa y cómo el compromiso y la ayuda de los empleados es fundamental.
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