Cómo hacer un informe: 5 etiquetas básicas de escriturapor Equipo AllYourVideogames | 3 de noviembre de 2022 | Emprendimiento |
Los datos están presentes en nuestra vida diaria. En el mundo empresarial, son ellos quienes nos dan la base para la toma de decisiones. Sin embargo, deben presentarse de madera lógica. Dicho esto, ya sabes como hacer un informe gerencial?
Los datos por sí solos no dicen mucho. Necesitamos convertir los datos en información. Esto suele ser posible cuando estos datos se presentan y se comparan con otros.
En este sentido, surge la necesidad de saber hacer un informe de gestión. Toda empresa necesita justificar su funcionamiento ante alguien, ya sean socios, accionistas, clientes.
Los informes sirven para sustentar nuestra tesis y la mayoría de las veces nos dan seguridad para tomar una decisión o convencer a alguien. Puede utilizar un informe de gestión para evaluar la salud financiera de su empresa, presentar su producto, proponer mejoras en sus servicios, etc.
Un buen informe es el primer paso hacia una visión más analítica y estratégica dentro de su organización.
Cómo hacer un informe: elementos textuales
Hay una estructura textual a la que ya estamos acostumbrados. Desde la época escolar, hemos aprendido acerca de algunos elementos que debe contener un texto.
En un informe de gestión no es diferente. Estos elementos son esenciales para estructurar su presentación de datos y mantener un orden lógico de la información. Vea cuáles son estos elementos textuales:
El título es el elemento que da nombre a tu informe. Es el responsable de identificar su documento.
Por lo tanto, es importante que el título contenga información como: Tema, año o fecha de recolección de datos y sector responsable.
Al leer el título de su informe, su audiencia identificará el tema macro, el tema a tratar en ese documento. La contextualización, por otro lado, tiene como objetivo presentar un resumen del tema, los principales temas que se abordarán y el propósito de ese documento.
El propósito de un informe es su razón de ser. Por lo tanto, el objetivo (u objetivos) debe quedar muy claro en el documento.
Para definir el propósito de un informe de gestión, trate de responder a la siguiente pregunta: ¿Por qué es necesario este informe?
Al aclarar esta pregunta, probablemente ya hayas definido tu objetivo. Vale la pena recordar que todo informe de gestión debe tener un objetivo claro.
Un informe sin un objetivo se convierte en solo una aglomeración de datos.
Para cerrar su informe, proporcione un breve desglose de lo que puede concluir del análisis de datos. Y a partir de esa conclusión, qué caminos puede seguir la empresa.
Ejemplo: si los datos muestran un aumento de la demanda en diciembre, una solución es aumentar la productividad, subcontratar pasos en el proceso de producción, etc.
Con los elementos textuales aclarados, ahora es el momento de crear su informe. Pero antes de entrar en materia, es importante prestar atención a algunos detalles. ¡Vamos allá!
Cómo hacer un informe: planificación
Al escribir su informe, es importante que el autor tome algunas acciones previas. Estas acciones tienen como objetivo recopilar información y facilitar la estructuración de datos en su documento. Entonces vamos alla:
Antes de comenzar a escribir la información, es importante investigar el contenido y plantear temas importantes que no se deben olvidar.
Piense en la audiencia que consumirá la información y enumere los temas con información que podría ser relevante para esa audiencia.
Los indicadores de rendimiento, o KPI, son métricas que tiene la organización para lograr sus objetivos. Cuando hablamos de informes de gestión, difícilmente dejará de presentar algunas métricas de la organización.
Por lo tanto, es necesario plantear qué KPI de la organización están alineados con su informe. Es decir, cómo el camino propuesto en su conclusión cumpliría o ayudaría a la organización a buscar este resultado.
Es fundamental que la exposición de los datos vaya acompañada de un relato. Un contexto que compara, por ejemplo, datos del pasado con el momento actual.
La trama, cuando se describe junto con los datos, facilita que su audiencia interprete el contenido. Esto trae más claridad, menos tiempo de presentación y alineación de interpretaciones.
Muchos profesionales cometen el error de mantener un lenguaje muy formal al redactar un informe. Con la intención de profesionalizar el documento, muchas veces acaban dificultando su interpretación.
De hecho, el idioma de su documento debe estar en línea con su audiencia. Es decir, quién consumirá el contenido de tu informe.
Además de una redacción sencilla y objetiva, cuide de agregar solo información relevante para lograr el objetivo de su informe de gestión. Sin contaminarlo con datos que no marcan la diferencia, solo para aportar volumen.
La práctica, además de generar más trabajo a la hora de ejecutar el documento, puede distraer a los lectores.
Después de terminar de escribir su informe, haga una lectura completa. Verifique si el orden en que se presentan los datos es lógico.
Además, preste atención a las normas cultas de la lengua portuguesa. De acuerdo, no necesitamos usar palabras difíciles, pero las faltas de ortografía ponen a prueba la credibilidad de su informe.
Aquí también vale la pena revisar las fórmulas utilizadas. Si su informe tiene números y cálculos, es mejor rehacerlos para asegurarse de que está presentando un número correcto.
Cómo hacer un informe: elementos visuales
Para atraer aún más la atención al presentar su trabajo, hago uso de elementos visuales llamativos. ¿Estás mostrando números? ¿Qué hay de reemplazar las tablas con gráficos?
Gráficos, tablas, colores variados, fotos e imágenes, cuando se relacionan con el contenido, pueden despertar mayor interés en tu audiencia. Pero recuerde, cuando use una imagen: dé el debido crédito al propietario.
Además, si el contenido está basado en un autor, libro o documento, no olvides mencionarlo en las referencias bibliográficas.
Además de estos elementos visuales, es importante que mantenga un formato adecuado y uniforme en todo el documento. Revise el formato de los márgenes, el estilo y el tamaño de la fuente y trate siempre de mantener un estándar.
Cómo hacer un informe: herramientas de ayuda
Hoy en día, muchas herramientas proporcionan plantillas editables para que pueda crear su informe de gestión. Este es el caso del propio Word o incluso de Excel.
Para aquellos que utilizan una aplicación o sistema para administrar su negocio, vale la pena verificar si estas herramientas no ofrecen también informes de gestión, en función de los datos alimentados.
Para aquellos que invierten en anuncios, tanto en Facebook como en Instagram, pueden emitir informes de gestión en el administrador de anuncios de Facebook.
Más información: Cómo ingresar a un trabajo
Cómo hacer un informe: errores comunes en la presentación
Su informe puede tener algunos errores que podrían comprometer sus resultados. En ese sentido, presta atención a estos consejos:
- Demasiada información: un informe debe tener información, pero solo información esencial. Cuando no se enfoca en el propósito de su documento, la información se vuelve irrelevante y debe ser extraída del contenido.
- Contaminación visual: los elementos visuales pueden darle vida a su informe y captar la atención de su audiencia. Por otro lado, cuando se utilizan elementos visuales sin criterio y en exceso, se sobrecarga el documento y se produce el efecto contrario.
– Datos desordenados y confusos: todo dato o información tiene un orden correcto de presentación. Ya sea cronológico, ascendente, descendente, lo importante es respetar el orden lógico que le da sentido a tu documento.
– Problemas de escritura: elección del género del texto correctamente. Los errores de ortografía, lenguaje inapropiado, pueden ser fatales para los objetivos de su presentación. Vale la pena revisar y estudiar estos elementos para crear su informe.
Cómo hacer un informe: libros para los que quieren escribir mejor
Si aún con estos consejos te sientes inseguro a la hora de crear informes, o incluso expresarte por escrito. ¡Quédate tranquilo! Tú no estás solo.
Por ello, no es difícil encontrar en el mercado personas que se hayan dedicado a estudiar y escribir sobre redacción corporativa. Hemos separado algunos libros sobre el tema, centrándonos en la producción textual para el trabajo:
- Cómo escribir mejor en el trabajo – Arlete Salvador
- Redacción Corporativa – Yêda de Moraes Camargo
- Redacción empresarial – Miriam Gold
Estos consejos son esenciales para cualquier persona que necesite aprender a escribir un informe. Son válidos tanto para informes de gestión como para una actividad académica.
En general, cuando un informe está bien redactado, aporta confianza en la presentación de los datos y resuelve las dudas de tu audiencia. Esperamos que con todo lo dicho hasta ahora, puedas realizar informes impecables y causar una buena impresión.
