Comment faire un rapport : 5 étiquettes d'écriture de basepar Team AllYourVideogames | 3 novembre 2022 | Entrepreneuriat |
Les données sont présentes dans notre quotidien. Dans le monde de l'entreprise, ce sont eux qui nous donnent la base pour prendre des décisions. Cependant, ils doivent être présentés en bois logique. Cela dit, tu sais comment faire un rapport managérial ?
Les données seules ne disent pas grand-chose. Nous devons transformer les données en informations. Cela est généralement possible lorsque ces données sont présentées et comparées à d'autres.
En ce sens, la nécessité de savoir faire un rapport de gestion entre en jeu. Chaque entreprise a besoin de justifier son fonctionnement auprès de quelqu'un, qu'il soit associé, actionnaire, client.
Les rapports servent à étayer notre thèse et la plupart du temps, ils nous donnent la sécurité de prendre une décision ou de convaincre quelqu'un. Vous pouvez utiliser un rapport de gestion pour évaluer la santé financière de votre entreprise, présenter votre produit, proposer des améliorations à vos services, etc.
Un bon rapport est le premier pas vers une vision plus analytique et stratégique au sein de votre organisation.
Comment faire un signalement : éléments textuels
Il y a une structure textuelle à laquelle nous sommes déjà habitués. Depuis l'école, nous avons appris certains éléments qu'un texte doit contenir.
Dans un rapport de gestion, ce n'est pas différent. Ces éléments sont essentiels pour structurer la présentation de vos données et maintenir un ordre logique des informations. Voyez quels sont ces éléments textuels :
Le titre est l'élément qui nomme votre rapport. Il est responsable de l'identification de votre document.
Par conséquent, il est important que le titre contienne des informations telles que : sujet, année ou date de collecte des données et secteur responsable.
En lisant le titre de votre rapport, votre auditoire identifiera le thème macro, le sujet à traiter dans ce document. La contextualisation, quant à elle, vise à présenter une synthèse du thème, des principaux sujets qui seront abordés et de la finalité de ce document.
Le but d'un rapport est sa raison d'être. Par conséquent, l'objectif (ou les objectifs) doit être très clair dans le document.
Pour définir l'objet d'un rapport de gestion, essayez de répondre à la question suivante : Pourquoi ce rapport est-il nécessaire ?
En clarifiant cette question, vous avez probablement déjà défini votre objectif. Il convient de rappeler que chaque rapport de gestion doit avoir un objectif clair.
Un rapport sans objectif devient juste une agglomération de données.
Pour clore votre rapport, décrivez brièvement ce que vous pouvez conclure de l'analyse des données. Et à partir de cette conclusion, quels chemins l'entreprise peut suivre.
Exemple : si les données montrent une augmentation de la demande en décembre, une solution consiste à augmenter la productivité, à externaliser les étapes du processus de production, etc.
Une fois les éléments textuels clarifiés, il est maintenant temps de créer votre rapport. Mais avant de passer aux choses sérieuses, il est important de prêter attention à certains détails. Allez!
Comment faire un rapport : planification
Lors de la rédaction de votre rapport, il est important que certaines actions préalables soient entreprises par l'auteur. Ces actions visent à recueillir des informations et à faciliter la structuration des données dans votre document. Alors on y va :
Avant de commencer à rédiger les informations, il est important de rechercher le contenu et de soulever des sujets importants qu'il ne faut pas oublier.
Pensez au public qui consommera les informations et répertoriez les sujets contenant des informations susceptibles d'être pertinentes pour ce public.
Les indicateurs de performance, ou KPI, sont des mesures dont l'organisation dispose pour atteindre ses objectifs. Quand on parle de rapports de gestion, on ne manquera pas de présenter quelques métriques de l'organisation.
Par conséquent, il est nécessaire de déterminer quels indicateurs de performance clés de l'organisation sont alignés sur votre rapport. C'est-à-dire comment la voie proposée dans sa conclusion rencontrerait ou aiderait l'organisation à rechercher ce résultat.
Il est essentiel que l'exposition des données soit accompagnée d'une histoire. Un contexte qui compare, par exemple, les données du passé avec le moment actuel.
L'intrigue, lorsqu'elle est décrite avec les données, permet à votre public d'interpréter plus facilement le contenu. Cela apporte plus de clarté, moins de temps de présentation et un alignement des interprétations.
De nombreux professionnels commettent l'erreur de garder un langage très formel lors de la rédaction d'un rapport. Dans le but de rendre le document plus professionnel, ils finissent souvent par le rendre difficile à interpréter.
En fait, la langue de votre document doit être en adéquation avec votre public. Autrement dit, qui consommera le contenu de votre rapport.
En plus d'une rédaction simple et objective, veillez à n'ajouter que les informations pertinentes pour atteindre l'objectif de votre rapport de gestion. Pas question de le polluer avec des données qui ne font pas la différence, juste pour apporter du volume.
La pratique, en plus de générer plus de travail lors de l'exécution du document, peut distraire les lecteurs.
Une fois que vous avez fini de rédiger votre rapport, faites une lecture approfondie. Vérifiez si l'ordre dans lequel les données sont présentées est logique.
Faites également attention aux normes culturelles de la langue portugaise. Certes, nous n'avons pas besoin d'utiliser des mots difficiles, mais les fautes d'orthographe testent la crédibilité de votre rapport.
Ici, il convient également de revoir les formules utilisées. Si votre rapport contient des chiffres et des calculs, il est préférable de les refaire pour vous assurer que vous présentez un chiffre correct.
Comment faire un signalement : éléments visuels
Pour attirer encore plus l'attention lors de la présentation de votre travail, j'utilise des éléments visuels saisissants. Montrez-vous des chiffres ? Et si vous remplaciez les tableaux par des graphiques ?
Les graphiques, les tableaux, les couleurs variées, les photos et les images, lorsqu'ils sont liés au contenu, peuvent susciter un plus grand intérêt chez votre public. Mais rappelez-vous, lorsque vous utilisez une image : donnez le crédit dû au propriétaire.
Aussi, si le contenu est basé sur un auteur, un livre ou un document, n'oubliez pas de le mentionner dans les références bibliographiques.
En plus de ces éléments visuels, il est important que vous mainteniez une mise en forme appropriée et uniforme dans tout votre document. Vérifiez la mise en forme des marges, le style et la taille de la police et essayez toujours de maintenir une norme.
Comment faire un signalement : outils d'aide
Aujourd'hui de nombreux outils vous proposent des modèles éditables pour créer votre rapport de gestion. C'est le cas de Word lui-même ou même d'Excel.
Pour ceux qui utilisent une application ou un système pour gérer leur entreprise, il convient de vérifier si ces outils ne proposent pas également des rapports de gestion, basés sur les données alimentées.
Pour ceux qui investissent dans les publicités, à la fois sur Facebook et Instagram, vous pouvez publier des rapports de gestion dans le gestionnaire de publicités de Facebook.
En savoir plus : comment saisir un emploi
Comment faire un rapport : les erreurs courantes de présentation
Votre rapport peut contenir des erreurs susceptibles de compromettre vos résultats. En ce sens, faites attention à ces conseils :
- Trop d'informations: un rapport doit contenir des informations, mais uniquement des informations essentielles. Lorsqu'elles ne sont pas centrées sur l'objectif de votre document, les informations deviennent non pertinentes et doivent être extraites du contenu.
- Pollution visuelle: les éléments visuels peuvent donner vie à votre rapport et attirer l'attention de votre public. En revanche, lorsque des éléments visuels sont utilisés sans critères et en excès, cela surcharge le document et a l'effet inverse.
– Données encombrées et déroutantes: toutes les données ou informations ont un ordre de présentation correct. Qu'il soit chronologique, ascendant, descendant, l'important est de respecter l'ordre logique qui donne du sens à votre document.
– Problèmes d'écriture : choix correct du genre de texte. Les fautes d'orthographe, un langage inapproprié, peuvent être fatals aux objectifs de votre présentation. Il vaut la peine de revoir et d'étudier ces éléments afin de créer votre rapport.
Comment faire un reportage : des livres pour ceux qui veulent mieux écrire
Si même avec ces conseils, vous ne vous sentez pas en sécurité lorsque vous créez des rapports, ou même que vous vous exprimez par écrit. Ne t'en fais pas! Tu n'es pas seul.
Par conséquent, il n'est pas difficile de trouver des personnes sur le marché qui se sont consacrées à l'étude et à l'écriture sur l'écriture d'entreprise. Nous avons séparé quelques livres sur le sujet, en nous concentrant sur la production textuelle pour le travail :
- Comment mieux écrire au travail – Arlete Salvador
- Rédaction d'entreprise – Yêda de Moraes Camargo
- Rédaction commerciale – Miriam Gold
Ces conseils sont essentiels pour tous ceux qui ont besoin d'apprendre à rédiger un rapport. Ils sont valables soit pour des rapports de gestion, soit pour une activité académique.
En général, lorsqu'un rapport est bien rédigé, il apporte de la confiance dans la présentation des données et résout les doutes de votre auditoire. Nous espérons qu'avec tout ce qui a été dit jusqu'à présent, vous pourrez produire des rapports impeccables et faire bonne impression.
