Comment remplir un reçu et 4 conseils pour éviter les maux de têtepar Team AllYourVideogames | 6 novembre 2022 | Entrepreneuriat | deux
Beaucoup d'entre nous ne prêtent pas attention aux reçus lorsque nous payons ou recevons quelque chose. Il est important de noter qu'un reçu est un document fiscal prévu par la loi. D'où l'importance de savoir comment remplir un reçu.
Un reçu est un document qui a pour but de prouver les paiements ou les reçus. Il peut être utilisé aussi bien par les personnes physiques que par les personnes morales.
Les récépissés sont prévus dans notre code civil, à l'article 320 qui dit :
« La quittance, qui peut toujours être donnée par acte sous seing privé, désigne le montant et la nature de la dette acquittée, le nom du débiteur ou qui l'a payée, l'heure et le lieu du paiement, avec la signature du créancier, ou de votre représentant.
Bien qu'étant une pièce justificative, les reçus contribuent également à la gestion financière de votre entreprise. Après tout, grâce à eux, il est possible de documenter et d'organiser le flux des paiements et de conserver un historique de manière organisée.
Cependant, pour être considéré comme un document fiscal valide, certaines informations sont extrêmement importantes. Voyons comment remplir un reçu complètement et correctement.
Comment remplir un reçu : faites-le vous-même
Étape 1 : La première information qui doit apparaître sur votre reçu est le titre du reçu. En règle générale, il met en évidence le type de transaction que ce document prouve le paiement.
Par exemple, vous pouvez mettre des informations telles que :
- Reçu de paiement des ventes ;
- Réception du paiement pour les services rendus ;
- Quittance de loyer;
C'est-à-dire que le titre sera le nom de la transaction effectuée, ce qui justifie votre reçu. Laissez ces informations sur la première ligne, au centre et en grosses lettres.
Étape 2 : Décrivez le reçu, avec des informations complètes.
Ici, vous raconterez une histoire. C'est comme faire une déclaration publique indiquant qui l'a reçu, combien il a reçu, pourquoi il l'a reçu, où il l'a reçu et à quelle date.
Passons à l'exemple :
Je (nom complet du destinataire) ai reçu de (nom complet du payeur) le montant de R$ (valeur numérique) et peu après, le montant complet. Le montant a été payé en raison de (décrire la raison du paiement). Sans plus pour le moment, je signe le cadeau.
Lorsque vous décrivez la raison du paiement, essayez d'être très précis. Par exemple : en raison de la vente d'un téléviseur Philco, en raison du service de peinture d'appartement, etc.
Étape 3 : Datez et signez le document
Au bas de la page, mettez le nom de la ville où la transaction a eu lieu, la date et marquez un champ pour la signature. Le reçu doit être signé par la personne qui a reçu le montant.
Étape 4 : Émettez toujours deux copies du reçu
Qui a effectué le paiement du montant décrit dans le reçu, doit conserver la première copie du document. Celui qui a reçu le montant peut conserver le duplicata ou la copie du document.
Comment remplir un reçu : modèles prêts à l'emploi
Certains modèles de reçus prêts à l'emploi sont en vente dans les papeteries ou même disponibles en téléchargement sur Internet. Dans ces cas, de nouvelles nomenclatures peuvent émerger.
C'est le cas de l'émetteur ou de l'assureur. Savez-vous qui est l'émetteur sur le reçu ?
Lorsque vous remplissez un modèle prêt à l'emploi et que l'un de ces noms apparaît, sachez quel émetteur reçoit le montant, par conséquent, qui doit signer le reçu.
L'emprunteur est celui qui a contracté le service ou effectué l'achat, c'est-à-dire l'acheteur/payeur.
En savoir plus : 10 options d'application pour gérer votre entreprise
Précautions pour que le reçu soit valide
ne pas effacer
Les informations sur un reçu doivent être claires et uniques. En ce sens, un effacement peut sembler altérer le contenu original. En ce sens, n'acceptez pas ou n'émettez pas de reçus avec des ratures.
Écrivez la valeur numérique et en toutes lettres, toujours !
En remplissant uniquement le champ avec des valeurs numériques, il est plus facile pour quelqu'un de pratiquer une fraude en modifiant la valeur. Par conséquent, même les chèques doivent remplir les deux champs.
Déposez vos justificatifs
Les reçus doivent être conservés pendant 5 ans. C'est exact! C'est le délai légal pendant lequel une personne peut contester un paiement, seule la conservation du reçu prouvera le paiement de la dette. Il en va de même avec les preuves de paiement des factures telles que : électricité, téléphone, internet, etc.
Faire une sauvegarde
En plus de stocker les reçus physiques, vous pouvez en prendre une copie et la déposer dans le cloud. Au fil des jours et des années, il devient de plus en plus difficile de localiser un document. Lorsqu'ils sont stockés dans le cloud, vous pouvez séparer par année, transaction, valeurs, facilitant ainsi votre recherche.
Différence entre reçu et facture
La facture vise à prouver la prestation d'un service ou la vente d'un produit. Cependant, cela ne prouve pas le paiement de la transaction.
Autrement dit, si vous avez loué un service, par exemple, vous avez effectué le paiement au fournisseur et il ne vous a remis que la facture. Rien ne prouve que la dette ait été remboursée. Dans ce cas, vous pouvez délivrer un reçu, recueillir la signature du prestataire et la joindre à la facture.
Si vous ne connaissiez pas ce sujet, vous pouvez consulter la législation de notre pays. La Loi n° 8.8846 prévoit la délivrance de documents fiscaux.
Il a été sanctionné en 1994 et réglemente à ce jour la délivrance de reçus dans le pays.
Conseils donnés! Que ce soit pour le contrôle financier de votre entreprise ou pour vous protéger de charges indues. Nous espérons que ce contenu a été utile pour votre routine quotidienne.
Si vous avez des questions sur l'émission de reçus, laissez-les ici dans les commentaires.
