par Team AllYourVideogames | 2 décembre 2022 | Entrepreneuriat |
Connaissez-vous le système BPMS et quels sont les principaux avantages à l'utiliser ? Axé sur l'amélioration et l'amélioration continue des procédures d'une organisation, le système BPMS peut être l'une des meilleures options disponibles sur le marché, si vous savez comment choisir correctement. Pour vous aider, dans cet article, nous séparons tout ce que vous devez savoir sur le système BPMS, alors consultez-le en détail ci-dessous.
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BPMS qu'est-ce que c'est ?
L'acronyme du système BPMS, en anglais, signifie Business Process Management Suite, qui traduit en portugais serait quelque chose comme « gestion des processus métier ». Le BPMS est né il y a quelques années de l'utilisation des systèmes de gestion intégrés et de leurs implémentations, appelés ERP.
L'objectif principal est de réaliser l'intégration des stratégies commerciales aux principaux désirs émanant des clients, en le faisant grâce à une administration efficace des processus nécessaires. Ainsi, le système BPMS permet à l'utilisateur d'effectuer des analyses, des définitions, le suivi, l'exécution et la gestion des processus qui peuvent augmenter la compétitivité de l'entreprise.
Au-delà , le système BPMS peut également être vu comme une discipline de gestion qui abordera les principes et les méthodes de gestion de l'activité commerciale. D'autre part, il ne s'agit pas d'une structure ou d'une méthodologie d'entreprise, il s'agit de la capacité de l'entreprise.
Image : Idée de consultation
Le système BPMS comporte quelques étapes pour pouvoir fonctionner parfaitement, ce sont : la standardisation, la cartographie, l'optimisation et l'amélioration des processus. Toutes ces étapes fonctionnent à partir d'actions qui servent à améliorer et à augmenter la performance des procédures, à générer des résultats positifs et à identifier les opportunités. Mais en plus, ce système réduit également les risques et les coûts, développe la capacité des professionnels à résoudre les problèmes et augmente l'efficacité des employés de l'entreprise.
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Quels sont les principaux avantages du système BPMS ?
Image : Sydle
Votre organisation peut tirer parti de plusieurs façons d'utiliser le système BPMS, qui apparaissent toutes au fil du temps dans l'application. Les professionnels qui appliquent ces systèmes peuvent bénéficier des avantages suivants :
- Augmentation considérable de votre productivité au travail;
- Les processus auront une plus grande transparence, facilitant et améliorant considérablement le travail;
- La communication internet de l'entreprise s'améliorera considérablement, augmentant ainsi la productivité de tous ses secteurs ;
- La qualité de service sera également améliorée, ce qui profitera non seulement aux employés, mais également à tous les clients ;
- La motivation des employés sera augmentée, ainsi que la productivité individuelle de chacun et, par conséquent, l'amélioration de la relation entre les employés et les clients ;
- Une culture de l'empathie finit par être développée par l'entreprise et ses collaborateurs ;
- Une science des indicateurs de performance sera également développée, permettant de suivre la productivité de chaque secteur et employé ;
- L'entreprise aura une plus grande efficacité dans le contrôle des activités, étant en mesure d'observer de près tout ce qui se passe ;
- L'un des principaux avantages offerts par le système BPMS est l'informatisation et l'automatisation des processus de l'entreprise ;
- Les retouches seront éliminées, ce qui permettra d'économiser du temps et du matériel grâce à la correction du service ou à d'autres types de problèmes ;
- Les résultats obtenus avec les services apparaîtront beaucoup plus rapidement que d'habitude ;
- Les coûts d'exploitation seront considérablement réduits, ce qui améliore le côté financier de l'entreprise ;
- Moins de risques que les supérieurs et les employés prennent de mauvaises décisions impliquant l'entreprise avec le système ;
- L'entreprise bénéficiera d'une meilleure sécurité des données, ce qui réduira les risques de fuite d'informations. Dans le cas de la sécurité et de la protection des informations, cela sera plus efficace avec l'utilisation du cryptage via l'automatisation des processus.
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Quelles sont les principales différences entre BPM, ERP et CRM ?
Maintenant que vous savez ce qu'est le système BPMS, il y a deux autres sujets qui peuvent être confondus avec lui, l'ERP et le CRM. ERP signifie Enterprise Resource Planning, qui en traduction libre signifie « planification des ressources d'entreprise ».
C'est un logiciel qui a pour fonction d'intégrer toutes les informations d'une entreprise dans une seule plateforme. Ainsi, il est possible de séparer les fonctionnalités, les processus et les formulaires d'inscription, générant ainsi un flux de données dans tous les secteurs.
L'entreprise peut choisir entre la saisie automatique ou manuelle des données, générant ainsi des journaux qui sont stockés dans un logiciel ou dans le cloud. Les autorisations d'accès sont faites par les gestionnaires, qui personnalisent également l'ERP de manière à garantir la sécurité du système.
L'ERP est une excellente option de système, car il aide à la gestion intégrée, optimisant pratiquement tous les processus opérationnels, logistiques et administratifs. De plus, il sera d'une grande aide pour respecter les délais, contrôler et augmenter la productivité des employés et contrôler les cours et les dépenses de livraison et de production chez le client.
Maintenant, en parlant de CRM, qui est également confondu avec le système BPMS, nous pouvons dire que l'acronyme signifie Customer Relationship Management, qui se traduit par «gestion de la relation client». Autrement dit, le CRM est directement lié à la planification marketing, à la gestion des ventes, au service personnalisé et à d'autres formes de contact client.
L'évolution technologique a apporté de nouveaux termes et évolutions aux relations commerciales. En raison de la grande quantité d'informations disponibles sur Internet, les consommateurs ont fini par modifier leur comportement, c'est pourquoi le terme CRM a émergé.
Ce système place le client au centre, étant un outil stratégique, une technologie pour les environnements commerciaux et un processus différent. Ainsi, toutes les plateformes CRM sont utilisées pour gérer les comptes clients, avec pour fonction d'identifier les possibilités de vendre et de générer des leads.
Le système BPMS n'est pas considéré comme un logiciel, mais comme un concept qui adapte et systématise tous les processus métier de manière efficace et compréhensible, à travers des graphiques et des rapports. Il permet à l'entreprise d'analyser les flux d'opérations, l'exactitude des données des systèmes ERP et les étapes des activités. En d'autres termes, l'ERP et le CRM sont des logiciels qui aident le système BPMS.
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Quelles sont les applications du système BPMS ?
Vous pourrez appliquer le système BPMS de différentes manières pour répondre à vos besoins, soit en suivant toute la cartographie que les techniciens ont définie, soit pour mettre en place les processus et aussi pour que vous puissiez enregistrer les flux. Il y a plusieurs étapes pour optimiser le système, avec une séquence qui empêche l'apparition d'erreurs. En suivant une norme axée sur la qualité des services, il est peu probable que quelque chose soit oublié ou ignoré par le système.
En utilisant le système BPMS, vous pourrez exécuter les applications suivantes sans aucun problème majeur : vous pourrez suivre l'état des processus de manière entièrement mise à jour, conserver des enregistrements de mises à jour constantes, envoyer des messages de suivi pour les processus sur lesquels vous travaillez, recevez et suivez les notifications de retard dans les processus, recevez des avertissements d'anomalies et évitez ainsi d'autres problèmes à l'avenir, identification des goulots d'étranglement, vous pourrez analyser les indicateurs et les rapports de manière pratique et sûre, en plus de minimiser les pertes en définissant efficacement les actions correctives.
Avec toutes ces applications possibles, vous pourrez réduire le temps d'intervention humaine dans l'accomplissement des tâches et des processus de votre entreprise, améliorant encore plus les services liés aux Ressources Humaines. Cela permettra aux employés d'apprendre de plus en plus vite et d'éviter les risques d'écarts.
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Pourquoi adopter le système BPMS ?
Maintenant que vous connaissez le système BPMS en détail, vous devez vous demander pourquoi vous devriez l'adopter dans votre entreprise. Il y a plusieurs raisons, mais ci-dessous nous séparons les principales pour vous :
- Vous disposerez de formulaires électroniques qui stockeront et conserveront vos informations de processus en toute sécurité ;
- L'entreprise disposera d'une intégration de données qui générera une automatisation simplifiée ;
- Vos bases de données seront plus organisées et pratiques avec la création de tables ;
- Dans un environnement unique, vous aurez une automatisation de tous les processus ;
- Il y aura une accélération de la culture dans la gestion des processus ;
- Un enregistrement de règles de transaction sera créé ;
- Il sera possible d'effectuer une mesure du niveau de performance, appelée KPI ;
- Les rapports et autres documents seront générés en format Excel ou PDF ;
- Les tableaux de bord, ou indicateurs clés, peuvent être visualisés plus rapidement.
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Comment choisir son système BPMS ?
Enfin, il faudra savoir choisir son système BPMS, et pour cela il existe plusieurs fournisseurs étrangers et nationaux d'outils de gestion des processus métiers d'une entreprise. Vous trouverez des entreprises spécialisées dans la satisfaction de toutes les demandes de segments uniques. Pour cette raison, vous devez connaître un peu le sujet afin de ne pas faire d'erreurs.
Ainsi, les points que nous vous conseillons de garder à l'œil lors de l'embauche du système BPMS sont : la taille de votre organisation ; structure et emplacement de votre entreprise; nombre d'utilisateurs et de systèmes ; perspectives de croissance; besoins organisationnels; Infrastructure informatique; et des logiciels déjà utilisés.
Avant de faire votre choix, faites des recherches sur tous les prestataires que vous envisagez, surtout renseignez-vous sur les solutions qu'ils proposent. Découvrez ce qu'en pensent les clients, les principales plaintes et les garanties que l'entreprise offre aux nouveaux clients, car c'est une solution très intéressante pour une bonne gestion de votre entreprise et de ses processus.
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