por Equipo AllYourVideogames | 2 de diciembre de 2022 | Emprendimiento |
¿Conoces el sistema BPMS y cuáles son las principales ventajas de utilizarlo? Enfocado a la mejora y mejora continua de los procedimientos de una organización, el sistema BPMS puede ser una de las mejores opciones disponibles en el mercado, si se sabe elegir correctamente. Para ayudarte, en este post separamos todo lo que necesitas saber sobre el sistema BPMS, así que échale un vistazo en detalle a continuación.
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BPMS ¿Qué es?
El acrónimo del sistema BPMS, en inglés, significa Business Process Management Suite, que traducido al portugués sería algo así como “gestión de procesos de negocio”. BPMS surgió hace unos años como resultado del uso de sistemas integrados de gestión y sus implementaciones, conocidos como ERP.
El principal objetivo es llevar a cabo la integración de las estrategias comerciales a los principales deseos surgidos de los clientes, haciéndolo mediante una administración eficiente de los procesos necesarios. Así, el sistema BPMS permite al usuario realizar análisis, definiciones, seguimiento, ejecución y gestión de procesos que pueden incrementar la competitividad de la empresa.
Más allá de eso, el sistema BPMS también puede verse como una disciplina de gestión que abordará los principios y métodos de gestión de la actividad empresarial. Por otro lado, no se trata de una estructura o metodología empresarial, se trata de la capacidad de la corporación.
Imagen: Idea de consultoría
El sistema BPMS tiene unos pasos para poder funcionar a la perfección, estos son: estandarización, mapeo, optimización y mejora de procesos. Todos estos pasos funcionan a partir de acciones que sirven para mejorar y aumentar el desempeño de los procedimientos, generar resultados positivos e identificar oportunidades. Pero además, este sistema también reduce riesgos y costes, desarrolla la capacidad de resolución de problemas de los profesionales y aumenta la eficiencia de los empleados de la empresa.
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¿Cuáles son las mayores ventajas del sistema BPMS?
Imagen: Sydle
Su organización puede aprovechar varias formas de usar el sistema BPMS, todas las cuales aparecen con el tiempo en la aplicación. Los profesionales que aplican estos sistemas pueden tener los siguientes beneficios:
- Aumento considerable de su productividad en el trabajo;
- Los procesos tendrán mayor transparencia, facilitando y mejorando mucho el trabajo;
- La comunicación por internet de la empresa mejorará considerablemente, aumentando así la productividad de todos sus sectores;
- También se mejorará la calidad del servicio, beneficiando no solo a los empleados, sino también a todos los clientes;
- Se incrementará la motivación de los empleados, la productividad individual de cada uno y, en consecuencia, mejorará la relación entre empleados y clientes;
- Se acaba desarrollando una cultura de empatía por parte de la empresa y sus empleados;
- También se desarrollará una ciencia de indicadores de desempeño, pudiendo monitorear la productividad de cada sector y empleado;
- La empresa tendrá mayor efectividad en el control de las actividades, pudiendo observar de cerca todo lo que sucede;
- Uno de los principales beneficios que ofrece el sistema BPMS es la informatización y automatización de los procesos de la empresa;
- Se eliminará el retrabajo, ahorrando tiempo y materiales con corrección de servicio u otro tipo de problemas;
- Los resultados obtenidos con los servicios aparecerán mucho más rápido de lo habitual;
- Los costos operativos se reducirán considerablemente, lo que mejora el aspecto financiero de la empresa;
- Menos posibilidades de que los superiores y empleados tomen decisiones equivocadas que involucren a la empresa con el sistema;
- La empresa tendrá una mejor seguridad de datos, reduciendo las posibilidades de fuga de información. En el caso de la seguridad y protección de la información, esta será más eficiente con el uso del cifrado a través de la automatización de procesos.
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¿Cuáles son las mayores diferencias entre BPM, ERP y CRM?
Ahora que sabe qué es el sistema BPMS, hay otros dos temas que pueden confundirse con él, ERP y CRM. ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, que en traducción libre significa “planificación de recursos empresariales”.
Es un software que tiene la función de integrar toda la información de una empresa en una sola plataforma. Así, es posible separar las funcionalidades, procesos y formularios de registro, generando así un flujo de datos en todos los sectores.
La empresa puede elegir entre ingresar los datos de forma automática o manual, generando así registros que se almacenan en software o en la nube. Las autorizaciones de acceso las realizan los gestores, que además personalizan el ERP de forma que se garantice la seguridad del sistema.
El ERP es una excelente opción de sistema, ya que ayuda a la gestión integral, optimizando prácticamente todos los procesos operativos, logísticos y administrativos. Además, será de gran ayuda en el cumplimiento de plazos, el control y aumento de la productividad de los empleados y el control de cursos y gastos en entrega y producción para el cliente.
Ahora hablando de CRM, que también se confunde con el sistema BPMS, podemos decir que las siglas significan Customer Relationship Management, que traducido sería “gestión de relaciones con los clientes”. Es decir, CRM está directamente relacionado con la planificación de marketing, la gestión de ventas, el servicio personalizado y otras formas de contacto con el cliente.
La evolución tecnológica ha traído nuevos términos y evoluciones a las relaciones comerciales. Debido a la gran cantidad de información disponible en internet, los consumidores terminaron cambiando su comportamiento, razón por la cual surgió el término CRM.
Este sistema pone al cliente en el centro, siendo una herramienta estratégica, una tecnología para entornos de negocio y un proceso diferente. Por lo tanto, todas las plataformas de CRM se utilizan para administrar las cuentas de los clientes, con la función de identificar posibilidades de venta y generar clientes potenciales.
El sistema BPMS no se considera un software, sino un concepto que adapta y sistematiza todos los procesos de negocio de forma eficiente y comprensible, a través de gráficos e informes. Permite a la empresa analizar los flujos de operaciones, la precisión de los datos de los sistemas ERP y los pasos de las actividades. En otras palabras, ERP y CRM son software que ayudan al sistema BPMS.
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¿Cuáles son las aplicaciones del sistema BPMS?
Podrás aplicar el sistema BPMS de diferentes formas para cubrir tus necesidades, ya sea siguiendo todo el mapeo que definieron los técnicos, o para implementar los procesos y también para que puedas registrar flujos. Hay varios pasos para optimizar el sistema, con una secuencia que evita que aparezcan errores. Siguiendo un estándar centrado en la calidad de los servicios, es muy poco probable que el sistema olvide o ignore algo.
Al utilizar el sistema BPMS, podrá realizar las siguientes aplicaciones sin mayor problema: podrá seguir el estado de los procesos de manera totalmente actualizada, llevar registros de actualizaciones constantes, enviar mensajes de seguimiento para los procesos en los que se encuentra trabajando, recibir y dar seguimiento a las notificaciones de atraso en los procesos, recibir avisos de anomalías y así evitar mayores problemas en el futuro, identificación de cuellos de botella, podrá analizar indicadores y reportes de manera práctica y segura, además de minimizar pérdidas definiendo acciones correctivas de manera eficiente.
Con todas estas posibles aplicaciones, podrá reducir el tiempo de intervención humana en la realización de tareas y procesos de su empresa, mejorando aún más los servicios relacionados con los Recursos Humanos. Esto permitirá a los empleados aprender cada vez más rápido y evitar el riesgo de desviaciones.
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¿Por qué debería adoptar el sistema BPMS?
Ahora que conoce en detalle el sistema BPMS, debe estar preguntándose por qué debería adoptarlo en su empresa. Hay varias razones, pero a continuación te separamos las principales:
- Contarás con formularios electrónicos que almacenarán y mantendrán segura la información de tus procesos;
- La empresa contará con integración de datos que generará una automatización simplificada;
- Tus bases de datos serán más organizadas y prácticas con la creación de tablas;
- En un solo ambiente, tendrás una automatización de todos los procesos;
- Habrá una aceleración de la cultura en la gestión de procesos;
- Se creará un registro de reglas de transacción;
- Será posible realizar una medición del nivel de desempeño, conocidos como KPIs;
- Los informes y otros documentos se generarán en formato Excel o PDF;
- Los tableros, o indicadores clave, se pueden ver más rápidamente.
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¿Cómo elegir su sistema BPMS?
Finalmente, necesitará saber cómo elegir su sistema BPMS, y para eso existen varios proveedores extranjeros y nacionales de herramientas para administrar los procesos de negocios de una empresa. Encontrarás empresas que se especializan en atender todas las demandas de segmentos únicos. Por eso, es necesario conocer un poco sobre el tema para no cometer errores.
Así, los puntos que te aconsejamos tener muy en cuenta a la hora de contratar el sistema BPMS son: el tamaño de tu organización; estructura y ubicación de su empresa; número de usuarios y sistemas; perspectivas de crecimiento; necesidades organizacionales; Esa infraestructura; y software que ya están en uso.
Antes de decidir su elección, investigue sobre todos los proveedores que está considerando, especialmente infórmese sobre las soluciones que se ofrecen. Conozca qué opinan los clientes, las principales quejas y las garantías que la empresa ofrece a los nuevos clientes, ya que se trata de una solución muy interesante para una buena gestión de su empresa y sus procesos.
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