Close
    Search Buscar

    20 consejos para los que no saben nada de Excel y quieren aprender lo básico

    Quien soy
    Elia Tabuenca García
    @eliatabuencagarcia
    Autor y referencias

    Excel es el editor de hojas de cálculo de Microsoft y te permite crear hojas de cálculo, gráficos y facilitar una serie de operaciones.

    No es ningún secreto que el dominio del programa puede ser el diferencial para la aprobación en una vacante de trabajo. Es por eso que reúne 20 consejos para aquellos que no saben nada de Excel y quieren aprender lo básico.

    Descubra cuáles son los principales atajos y fórmulas, cómo crear gráficos y aplicar filtros a una hoja de trabajo. También vea lo simple que es ordenar el contenido en orden ascendente o alfabético, ocultar datos, congelar filas y columnas, y más.



    1. ¿Qué es Excel?

    What Excel es un editor de hojas de cálculo que tuvo su primera edición lanzada en 1985, curiosamente, para el sistema operativo Macintosh, de su rival Apple. Desde entonces, ha recibido una serie de actualizaciones.

    Su función principal, sin embargo, sigue siendo la misma. El programa fue creado para ayudar a organizar los datos y facilitar los cálculos, desde los más simples hasta los más complejos.

    El software permite crear reglas que se autoaplican en celdas predefinidas, sin necesidad de que el usuario realice cada operación manualmente.

    A partir de la información proporcionada, también crea gráficos automáticamente, lo que facilita la visualización de los datos. Para entender un poco mejor cómo sucede todo esto, es necesario conocer la “anatomía” de Excel.

    Cada página tiene un límite de 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Las intersecciones entre las filas y las columnas se llaman celdas (hay 2.147.483.648 en total).

    Las filas se definen por números, las columnas por letras. Es decir, las celdas de la primera fila son A1, B1, C1, etc. Las celdas de la primera columna son A1, A2, A3, etc.


    Al hacer clic en una celda, su nombre se muestra encima de ella, junto a la barra de fórmulas. En esta barra se escriben las fórmulas utilizadas en cada celda, si las hubiere. En el próximo tema cubriremos las fórmulas básicas.


    2. Fórmulas

    Antes de enumerar las fórmulas principales para aquellos que quieren aprender los conceptos básicos de Excel, debemos explicar cómo funcionan.

    El tutorial oficial de Excel de Microsoft explica que una función es un comando creado que toma un valor o valores, realiza un cálculo determinado y devuelve un resultado. Se utilizan fórmulas para aplicar estas funciones de forma práctica. Pueden abarcar celdas, rangos de celdas o números.

    Es importante recordar que toda fórmula comienza con el símbolo de = y luego puede variar dependiendo de la función deseada. El resultado se muestra al pulsar la tecla Enviar.

    En el ejemplo anterior, mostramos la multiplicación del valor de la celda B3 por el de C3. Así, en D3 insertamos la función = (B3 * C3). al pulsar la tecla Enviar, obtuvimos el resultado 125 (25 veces 5).

    Aclarado cómo funcionan, consulte a continuación las principales fórmulas que un principiante en Excel debe conocer.

    En los siguientes ejemplos de fórmulas, las letras C representan celdas supuestamente utilizadas en cada función:

    Función Fórmula
    Soma = SOMA (C3: C6)
    Sustracción =C2-C3
    multiplicación = C2 * C3
    Multiplicación de varias celdas (en este caso, todas aquellas entre C1 y C4) = MÚLTIPLE (C1: C4)

    División


    =C2/C3

    Potencia (en este caso el cálculo se hace con números y no con celdas. En el ejemplo sería 5²)


    =PODER(5;2)

    Media aritmética

    =MEDIA(C2:C6)

    Promedio entre los números de las celdas C2 a C6 y el número 3

    =MEDIOS(C2:C6, 3)

    ¿Quieres profundizar más en el tema? Consulte más de 30 fórmulas de Excel para dominar las hojas de cálculo.

    3. Agregar nuevas filas y columnas

    A menudo, cuando construimos una tabla, necesitamos insertar nueva información entre los datos que ya se agregaron. Y para eso, puede ser necesario incluir una o varias filas y columnas.

    Para hacerlo, haga clic derecho en la celda en la que desea incluir la fila justo arriba o la columna justo a la izquierda. En el menú que se abre, vaya a insertar y luego seleccione línea completa ou toda la columna. confirmar en OK.


    Si desea insertar más filas o columnas en secuencia, simplemente presione la tecla F4 repetidamente, según la cantidad que desee.

    Si desea eliminar una fila o columna, haga clic con el botón derecho en una celda que forme parte de ella. así que continúa Borrar y elige línea completa ou toda la columna.

    4. Seleccione varias celdas (y selección con un solo clic)

    ¿Necesita seleccionar varias celdas a la vez para realizar una operación? Es posible hacer esto de varias maneras. Si las celdas están en secuencia, haga clic en la primera, presione cambio y luego haga clic en el último. Se seleccionarán todas las celdas del rango.


    Sin embargo, si el objetivo es utilizar celdas colocadas al azar, haga clic en una de ellas. Luego presione la tecla Ctrl y haz clic en todas las celdas que quieras usar. mantener el Ctrl siempre presionado, hasta que haga clic en la última celda.

    ¿Necesita todas las celdas de la hoja de cálculo? Haga clic en el botón ubicado en la esquina izquierda de la pantalla, que se muestra en la imagen a continuación.

    5. Transponer datos de una fila a una columna (y viceversa)

    A veces necesitamos usar datos de una fila en una columna o viceversa. Sería mucho trabajo si tuviéramos que copiar y pegar celda a celda, ¿no? Sin embargo, existe una forma muy sencilla de realizar el procedimiento.

    Para hacer esto, seleccione todas las celdas que necesita y copie (Ctrl + C). Luego, seleccione las celdas donde debe transponer esta información y haga clic con el botón derecho del mouse. En las opciones de pegado que aparecen, haga clic en Transpor ().

    Puedes hacer el proceso con una sola fila o columna o, si quieres, con una tabla completa.

    6. Ocultar datos

    ¿Prefiere dejar cierta información confidencial “oculta”? Sin problemas. Para ello, seleccione las celdas que necesitan ocultar la información, como se explica en el punto 4.

    Luego haga clic en el símbolo de flecha hacia abajo, ubicado junto al número, que se muestra en la imagen a continuación. En el cuadro que se abre, en la pestaña Número, elige la categoría personalizado. En Tipo, Escribelo ;;; y concluir en OK.

    Inmediatamente, los valores desaparecerán del informe, pero se seguirán contando.

    Si desea volver a mostrarlas, seleccione las celdas y vuelva a hacer clic en el símbolo de la flecha hacia abajo. en la pestaña Número, ve esta vez, en la categoría General. Después de confirmar en OK, los números se mostrarán de nuevo.

    7. Inserta valores que comiencen con cero

    De forma predeterminada, Excel ignora los ceros iniciales en un número y, por lo tanto, los suprime. Si desea que el cero se mantenga en la celda, debe realizar un truco simple. Simplemente agregue un apóstrofe (') antes del número, como '002345 y serán guardados.

    8. Congelar encabezados y columnas

    En casos de hojas de trabajo muy largas, puede ser interesante mantener la información del encabezado siempre visible, incluso si haces scroll. Para ello, existe la función de congelación de celdas, que funciona tanto para filas como para columnas.

    Primero, ve a la pestaña Exibição de Excel y haga clic en Congelar paneles. Luego elija anclar la primera fila y la primera columna (Congelar paneles), solo la primera fila o solo la primera columna.

    9. Organiza los contenidos en orden alfabético o ascendente

    Organizar la información en una tabla en orden ascendente o alfabético es muy sencillo y puede facilitarte la vida. Simplemente seleccione todos los elementos de la columna y haga clic derecho en una de las celdas seleccionadas.

    En el menú que se abre, coloque el puntero del mouse sobre la opción para clasificar. haga clic en Ordenar de menor a mayor colocar en orden ascendente o alfabético. Si desea mostrar en orden descendente o de Z a A, elija Ordenar de mayor a menor.

    10. Información en la barra de estado

    Si observa, al seleccionar algunas celdas al mismo tiempo, los resultados se muestran en la barra ubicada en la parte inferior de la hoja de trabajo. Por defecto, muestra instantáneamente el promedio numérico, el número de celdas seleccionadas y la suma de esas celdas. Todo ello sin tener que introducir ninguna fórmula.

    Si desea excluir o incluir otra información en la barra de estado, haga clic en ella con el botón derecho del mouse. Las opciones habilitadas están marcadas con un signo de verificación junto a ellas. Para activar o desactivar, simplemente haga clic en el elemento.

    11. Cepillo de formato

    El pincel de formato es una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y esfuerzo. Presente en otros programas del paquete Office, la función te permite copiar rápidamente el tipo de fuente, color, tamaño, entre otras características.

    Para hacerlo, simplemente seleccione la celda en la que desea copiar el patrón y haga clic en el símbolo del pincel, disponible en la Página Inicial. Luego haga clic en la celda que desea formatear de la misma manera. Si desea aplicarlo a varias celdas al mismo tiempo, simplemente arrastre el mouse sobre ellas tan pronto como haga clic en la primera.

    12. Hoja de trabajo duplicada

    Cualquiera que quiera replicar datos o formatear de una tabla a otra pestaña puede hacerlo sin copiar y pegar todas las celdas. Para hacerlo, simplemente haga clic derecho en el nombre de la pestaña y, en el menú que se abre, haga clic en mover o copiar.

    Luego marque la casilla junto a crear una copia y comprueba si la pestaña seleccionada es la que quieres. Luego confirme en OK. Se hará una copia idéntica a la primera hoja de trabajo y se ubicará en la pestaña al costado.

    13. Proteger hoja de cálculo con contraseña

    ¿Tiene una hoja de cálculo compartida con datos importantes y no quiere que nadie la cambie sin su conocimiento? Sepa que es posible protegerlos con una contraseña. Simplemente haga clic derecho en el nombre de la pestaña en la parte inferior de la pantalla.

    En el menú que aparece, vaya a hoja de protección. Luego configure la contraseña para desbloquear la hoja y, a continuación, elija las acciones que los terceros podrán realizar en el documento. confirmar en OK. Luego, repita la contraseña definida y, una vez más, vaya a OK.

    Para desproteger la hoja de trabajo, vaya a la pestaña Revise y haga clic en desproteger hoja, ubicado en el menú superior. Ingrese la contraseña previamente definida y confirme con OK.

    14. Incluir filtros

    Aquellos que tienen una hoja de cálculo muy extensa pueden tener dificultades para encontrar alguna información insertada en ella. Hay filtros para eso. Para aplicar, seleccione la celda correspondiente a la parte superior de la columna que desea filtrar. Si lo desea, puede elegir varias celdas.

    En la solapa Datos, seleccione la opción Filtrar. Luego aparecerán flechas en las celdas. Haga clic en ellos y seleccione solo los elementos que desea mostrar en su tabla. También puede buscar por nombre o valor.

    15. Configurar números decimales

    Es posible que cuando incluyas un número decimal, aparezca con más o menos lugares después de la coma de los que quieras.

    Para resolver el problema, seleccione las celdas que contienen los números y haga clic en Aumentar decimales, justo arriba Números. Esto para mostrar más números después de la coma.

    Si desea reducir el número de números, vaya a Disminución de decimales. Haz clic en los iconos tantas veces como casas quieras incluir o excluir.

    16. Encuentra contenido duplicado

    ¿Necesita encontrar contenidos de hojas de cálculo duplicados? No se preocupe. Primero, seleccione las celdas que desea verificar. en la pestaña Página Inicial, Haga clic en Formato condicional.

    Luego ve a Resaltar reglas de celda y, en el menú que aparece, elige Valores duplicados. En el cuadro que se abre, elige el formato que quieres darle a los valores que aparecen duplicados, para que se destaquen.

    Puede ser, por ejemplo, relleno rojo claro y letras rojo oscuro. Después de configurar, confirme en OK.

    17. Ajuste de filas y columnas

    Puede establecer la altura de las filas y el ancho de las columnas de forma predeterminada. Para ello, seleccione las celdas que desea ajustar y, en el Página Inicial, parcheame Formato.

    elige el artículo Altura de la línea ou ancho de columna. Luego ingrese el número correspondiente a la altura o ancho y confirme en OK. Para que te hagas una idea, el tamaño predeterminado para una columna es 8,43 y para una fila es 15.

    18. Imprime solo el área deseada

    Imprimir un archivo de Excel puede no ser tan fácil como parece. Si no se selecciona la tabla o gráfico, es posible que se impriman todas las celdas, incluso las que no se utilizan, desperdiciando hojas y más hojas.

    Para ajustar el área de impresión, seleccione las celdas que desea imprimir. luego ve a Expediente y luego en imprimir. En Definiciones, escoger selecciones de impresión y confirme en imprimir.

    19. Hacer gráficos

    Excel facilita la visualización de datos al convertir tablas en gráficos. El proceso es bastante sencillo y te enseña cómo hacerlo en el tutorial Cómo Graficar en Excel en PC y Móvil.

    20. Accesos directos

    Varias características de Excel se pueden ejecutar rápidamente usando métodos abreviados de teclado. Echa un vistazo a algunos que pueden ayudar a muchos novatos en el programa.

    Atajo

    Acción

    Ctrl + Mayús + &

    Agrega contorno a las celdas seleccionadas.

    Ctrl+2 o Ctrl+N

    Aplica o elimina el formato de negrita.

    Ctrl+3 o Ctrl+i

    Aplica o elimina el formato de cursiva.

    Ctrl+4 o Ctrl+S

    Aplica o elimina el subrayado.

    Ctrl + 5

    Aplicar o eliminar el tachado.

    Ctrl + T

    Selecciona toda la hoja de trabajo.

    Mayús+Barra espaciadora

    Seleccione toda la línea.

    Ctrl+Barra espaciadora

    Selecciona toda la columna.

    Mayús+Flechas

    Selecciona letras dentro de las celdas.

    Alt + Intro

    Saltar fila dentro de la misma celda.

    recomienda:

    • Cómo crear una tabla dinámica en Excel y Google Sheets
    • Atajos de Word: consulta las opciones más útiles del programa
    Añade un comentario de 20 consejos para los que no saben nada de Excel y quieren aprender lo básico
    ¡Comentario enviado con éxito! Lo revisaremos en las próximas horas.